Cửa hàng trực tuyến dạng công ty đổi kế toán: bàn giao dữ liệu sàn, cổng thanh toán và kho gửi hàng

Khi công ty bán hàng trên sàn thương mại điện tử đổi kế toán, phần phải bàn giao kỹ nhất không phải là tệp phần mềm kế toán mà là dữ liệu nằm ngoài nó: quyền truy cập trang quản lý người bán của từng sàn, báo cáo đối soát đã tải về, cổng thanh toán và ví điện tử đứng tên công ty, số liệu hàng gửi ở kho của sàn, và hoá đơn phí sàn trong hộp thư. Nếu kế toán cũ dùng tài khoản của riêng họ để tải những thứ này, rời đi là mất.

Nguyên tắc chung giống mọi cuộc bàn giao: chốt một mốc, lập biên bản có cột tình trạng. Nhưng với bán hàng đa kênh, cần thêm một bước mà công ty thường bỏ qua: một bảng khớp doanh thu theo từng tháng, từng kênh tại ngày bàn giao, để kế toán mới biết mình đang nhận số liệu đã khớp hay chưa.

Vì sao dữ liệu của người bán trên sàn dễ mất khi đổi người

• Tài khoản phụ đứng tên cá nhân: nhiều sàn cho tạo tài khoản phụ cho nhân viên. Kế toán cũ đăng nhập bằng tài khoản phụ mang email cá nhân; khi xoá tài khoản đó, lịch sử tải báo cáo cũng mất theo.
• Giới hạn thời gian tải lại: một số sàn chỉ cho tải lại báo cáo chi tiết trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo của năm trước không tải về lưu thì có thể không lấy lại được.
• Dữ liệu nằm trong bảng tính cá nhân: việc khớp doanh thu thường làm trên bảng tính trong máy kế toán, không nằm trong phần mềm kế toán.
• Hộp thư nhận hoá đơn phí sàn là hộp thư của kế toán, không phải hộp thư chung của công ty.

Danh mục bàn giao: quyền truy cập

Việc đầu tiên sau khi ký biên bản là đổi mật khẩu mọi tài khoản trên, không phải là để nghi ngờ người cũ mà để từ đây trách nhiệm rõ ràng.

Danh mục bàn giao: dữ liệu và số liệu

1. Báo cáo đơn hàng và đối soát từng sàn, từng tháng, bản gốc tải từ sàn (không phải bản đã chỉnh sửa), từ ngày công ty bắt đầu bán dưới tên công ty.
2. Bảng khớp doanh thu đã làm: doanh thu theo báo cáo sàn, trừ giảm giá của người bán, đơn hoàn; đối chiếu với tiền về và phí sàn.
3. Danh sách hoá đơn đầu ra đã lập cho đơn hàng, cách lập (từng đơn hay theo kỳ), và các đơn chưa có hoá đơn nếu có.
4. Hoá đơn phí sàn, phí vận chuyển, quảng cáo đã nhận, theo tháng.
5. Báo cáo tồn kho tại kho của sàn cuối mỗi tháng, và biên bản đối chiếu hàng thất lạc, hư hỏng với sàn nếu có.
6. Tệp dữ liệu phần mềm kế toán và bản xuất đọc được (sổ cái, bảng cân đối phát sinh).

Mục 2 là thứ quý nhất và cũng hay thiếu nhất. Nếu kế toán cũ không làm bảng khớp, ghi rõ trong biên bản là "chưa có", để kế toán mới biết phải dựng lại từ đầu và không bị hiểu là đã nhận đủ.

Ví dụ giả định: bảng khớp tại ngày bàn giao

Giả sử công ty khai thuế giá trị gia tăng theo tháng, bán trên hai sàn và một trang bán hàng riêng, bàn giao vào ngày 15/9. Bảng khớp tại ngày bàn giao nên có dạng:

Nhìn vào bảng, kế toán mới biết ngay: tháng 7 có một điểm cần kiểm ở sàn B, tháng 8 đã có số liệu nhưng chưa khai, nửa đầu tháng 9 phải làm từ đầu. Thiếu bảng này, người mới sẽ mất vài tuần chỉ để hiểu mình đang đứng ở đâu.

Kho gửi hàng ở sàn: phần hay bị bỏ quên

Hàng gửi kho của sàn vẫn là tồn kho của công ty. Khi bàn giao, cần:

• Báo cáo tồn kho của sàn tại ngày gần nhất với ngày bàn giao.
• Đối chiếu với sổ kho của công ty: hàng nhập kho sàn, hàng bán từ kho sàn, hàng hoàn về kho sàn.
• Danh sách hàng thất lạc, hư hỏng đang chờ sàn bồi thường, kèm trạng thái xử lý.
• Phí lưu kho, phí xử lý đơn của sàn: có hoá đơn chưa.

Nếu công ty chưa từng đối chiếu tồn kho sàn, ghi nhận tình trạng này và đặt việc kiểm kê đối chiếu lên đầu danh sách của kế toán mới. Tồn kho lệch là nguồn gốc của giá vốn sai, và giá vốn sai thì lợi nhuận năm sai.

Những việc đang dở cần ghi rõ người nhận

Bán hàng trên sàn là hoạt động liên tục, nên ngày bàn giao luôn có việc đang chạy dở. Biên bản nên có một mục riêng liệt kê những việc này, mỗi việc một người nhận và một hạn:

• Đơn hàng khiếu nại, hoàn tiền đang chờ sàn xử lý: số tiền, mã đơn, dự kiến kết quả. Nếu sàn hoàn tiền cho khách sau ngày bàn giao, doanh thu tháng cũ có thể phải điều chỉnh.
• Tiền sàn đang tạm giữ vì khiếu nại, vì chờ đối soát: con số tại ngày bàn giao để kế toán mới theo dõi khi nào về.
• Hoá đơn đầu ra chưa lập cho các đơn đã hoàn thành trong những ngày cuối trước bàn giao.
• Chương trình khuyến mại đang chạy: điều kiện, thời gian, phần người bán tài trợ và phần sàn tài trợ, vì cách ghi nhận doanh thu phụ thuộc vào đó.
• Yêu cầu bồi thường hàng thất lạc ở kho sàn: số lượng, giá trị, trạng thái.

Không có mục này, những khoản dở dang sẽ lơ lửng giữa hai người: người cũ nghĩ đã giao, người mới không biết đã nhận. Vài tháng sau, chúng hiện ra dưới dạng một khoản chênh lệch không ai giải thích được trong bảng khớp doanh thu.

Thứ tự làm để không mất dữ liệu

1. Trước khi người cũ nghỉ: tải toàn bộ báo cáo sàn, sao kê cổng thanh toán về một thư mục chung của công ty.
2. Chuyển quyền chủ các tài khoản sàn, cổng thanh toán về email, số điện thoại của công ty.
3. Lập biên bản theo hai danh mục trên, có cột tình trạng.
4. Lập bảng khớp doanh thu tại ngày bàn giao, hai bên cùng ký.
5. Chạy song song một kỳ: kế toán mới tự tải báo cáo tháng gần nhất và so với kết quả của người cũ.
6. Khoá tài khoản phụ của người cũ sau khi đã chắc có đủ dữ liệu.

Để tự kiểm tra sau bàn giao, mở tài khoản thuế điện tử xem doanh thu đã kê khai từng kỳ, đặt cạnh bảng khớp; mở cổng hoá đơn điện tử xem hoá đơn phí sàn và hoá đơn đầu ra có đủ theo tháng không. Nếu có kỳ bị lệch, hướng dựng lại doanh thu từ báo cáo sàn có ở bài dựng lại doanh thu từ báo cáo sàn để nộp bù.