Khi công ty phân phối đổi kế toán kho, bàn giao phải chốt được một con số tồn kho tại một ngày, chia theo bốn nơi hàng đang nằm: trong kho của công ty, gửi ở đại lý, đang đi đường từ nhà cung cấp, và hàng hỏng, cận hạn chờ xử lý. Mỗi nơi có chứng từ và cách kiểm khác nhau. Chốt thiếu một nơi là chênh lệch sẽ nổi lên vài tháng sau, và không ai biết nó thuộc về ai.
Với công ty phân phối, hàng tồn thường là khoản tài sản lớn nhất, và cũng là khoản mà người ngoài khó kiểm nhất vì nó nằm rải rác ở nhiều nơi, thay đổi mỗi giờ. Sai số tồn nghĩa là sai giá vốn, sai lợi nhuận, và khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, sai số đó đi thẳng vào số thuế. Vì vậy bàn giao kho đáng được làm kỹ hơn mọi phần bàn giao khác.
Chốt ngày và khoá nhập xuất
Chọn một ngày bàn giao, thường là cuối tháng, và khoá mọi nghiệp vụ nhập, xuất trong khoảng kiểm kê — hoặc ít nhất ghi lại chính xác phiếu cuối cùng trước giờ kiểm. Hàng nhập, xuất trong lúc đang đếm là nguồn chênh lệch phổ biến nhất trong mọi cuộc kiểm kê.
Trước ngày kiểm:
- Kế toán cũ cập nhật hết phiếu nhập, xuất, chuyển kho tới giờ khoá.
- In báo cáo tồn kho theo mã hàng, theo kho tại giờ khoá.
- Thông báo cho bộ phận bán hàng, giao hàng về khoảng thời gian không xuất hàng.
Bốn nơi hàng đang nằm
| Nơi | Kiểm bằng gì | Chứng từ cần |
|---|---|---|
| Kho của công ty | Đếm thực tế theo mã hàng, số lô, hạn dùng | Biên bản kiểm kê có chữ ký người đếm, thủ kho, hai kế toán |
| Hàng gửi đại lý bán | Đối chiếu với báo cáo tồn của đại lý | Biên bản đối chiếu có xác nhận của đại lý |
| Hàng mua đang đi đường | Hoá đơn nhà cung cấp đã nhận, hàng chưa về kho | Hoá đơn, chứng từ vận chuyển, xác nhận của nhà cung cấp |
| Hàng hỏng, cận hạn, hàng khách trả chờ xử lý | Đếm riêng, không trộn với hàng bán được | Biên bản phân loại, đề xuất xử lý |
Hàng gửi đại lý là phần hay bị sót nhất: nó không nằm trong kho, thủ kho không đếm, nhưng vẫn là tài sản của công ty cho tới khi đại lý bán được. Với hàng gửi bán đại lý, hoá đơn bên giao đại lý và bên nhận đại lý có cách lập riêng; khi bàn giao, cần danh sách hoá đơn, phiếu xuất gửi đại lý chưa quyết toán.
Ví dụ giả định: chốt tồn một công ty phân phối đồ uống
Giả sử tại ngày 31/8, sổ sách của một công ty phân phối đồ uống ghi tồn kho 3,2 tỷ đồng. Kiểm kê và đối chiếu cho kết quả:
| Nơi | Theo sổ | Theo kiểm, đối chiếu | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| Kho công ty | 2,40 tỷ | 2,33 tỷ | −70 triệu |
| Gửi 6 đại lý | 0,45 tỷ | 0,41 tỷ (đại lý xác nhận) | −40 triệu |
| Đang đi đường | 0,25 tỷ | 0,25 tỷ | 0 |
| Hàng hỏng, cận hạn | 0,10 tỷ | 0,13 tỷ | +30 triệu (hàng bán được bị xếp nhầm sang hỏng) |
| Tổng | 3,20 tỷ | 3,12 tỷ | −80 triệu |
Chênh lệch −80 triệu không nên được "cân" ngay bằng một bút toán. Tách ra: 40 triệu ở đại lý có thể là đại lý đã bán mà chưa báo, cần đối chiếu tiếp; 70 triệu ở kho cần truy phiếu xuất chưa ghi; 30 triệu ở nhóm hàng hỏng là phân loại nhầm, chuyển lại nhóm bán được. Sau khi truy, phần chênh lệch còn lại mới là thiếu thật, xử lý theo quy chế và xác định trách nhiệm.
Ghi chênh lệch sao cho công bằng với cả hai người
Biên bản bàn giao kho nên có một mục riêng ghi chênh lệch, với ba cột:
- Chênh lệch đã tìm được nguyên nhân và đã xử lý trong buổi bàn giao (phân loại nhầm, phiếu chưa nhập).
- Chênh lệch đang truy, có người phụ trách và hạn (chờ đại lý xác nhận, chờ nhà cung cấp).
- Chênh lệch chưa rõ nguyên nhân tại ngày ký.
Kế toán mới ký nhận số tồn "theo kiểm kê", không phải "theo sổ". Kế toán cũ ký xác nhận số tồn theo sổ tại ngày khoá. Hai con số cùng nằm trên một trang. Như vậy, không ai phải nhận trách nhiệm cho một chênh lệch có từ trước, và cũng không ai đẩy được chênh lệch mới phát sinh về người kia.
Hàng hỏng, cận hạn: xử lý trước khi người cũ đi
Hàng hỏng và cận hạn là phần mà người cũ hiểu rõ nhất: lô nào vì sao hỏng, đã báo nhà cung cấp chưa, có được đổi trả không. Nên xử lý dứt điểm trước khi người cũ nghỉ:
- Hàng được nhà cung cấp nhận lại: lập chứng từ trả hàng, hoá đơn tương ứng.
- Hàng phải huỷ: lập hội đồng, biên bản huỷ có người chứng kiến, ảnh chụp, để khoản huỷ có hồ sơ khi tính chi phí.
- Hàng cận hạn còn bán được: đưa vào chương trình bán giảm giá có chứng từ.
Để lại cho người mới một đống hàng hỏng không có hồ sơ là để lại một khoản chi phí khó chứng minh. Người mới không biết lô hàng đó hỏng từ bao giờ, vì sao, và đã báo ai, nên cũng không thể ký vào biên bản huỷ với tư cách người nắm rõ sự việc.
Sổ sách, thẻ kho và quyền phần mềm
- Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hoá tới ngày khoá; bản xuất từ phần mềm có chữ ký.
- Phương pháp tính giá xuất kho đang dùng (bình quân, nhập trước xuất trước…), để người mới không đổi phương pháp giữa năm mà không có lý do.
- Danh mục mã hàng: mã trùng, mã chết, mã tạm.
- Quyền trên phần mềm kho: tạo tài khoản mới cho người mới, khoá quyền sửa chứng từ cũ của người cũ.
- Hồ sơ đối chiếu với đại lý, nhà cung cấp các kỳ trước.
Khi người cũ đã nghỉ trước khi kịp kiểm kê
Không phải lúc nào cũng có một buổi bàn giao tử tế. Kế toán kho nghỉ đột ngột, người mới vào sau hai tuần, trong khoảng đó hàng vẫn nhập, xuất. Khi đó:
- Kiểm kê ngay khi người mới vào, lấy ngày kiểm kê làm ngày chốt thay cho ngày người cũ nghỉ.
- Dựng lại nhập, xuất trong khoảng trống từ phiếu giao hàng, hoá đơn bán, hoá đơn mua, sổ bảo vệ ghi xe ra vào.
- Tính ngược số tồn tại ngày người cũ nghỉ: tồn theo kiểm kê cộng xuất, trừ nhập trong khoảng trống.
- So với số tồn theo sổ tại ngày người cũ nghỉ. Chênh lệch này là phần thuộc giai đoạn của người cũ, ghi vào biên bản và gửi cho người cũ nếu còn liên lạc được.
Cách tính ngược không chính xác bằng kiểm kê đúng ngày, nhưng tốt hơn nhiều so với nhận nguyên số trên sổ. Ghi rõ trong biên bản rằng số tại ngày nghỉ là số tính ngược, kèm bảng tính, để giám đốc biết độ tin cậy của con số.
Ban giám đốc cũng nên rút ra một việc: kế toán kho là vị trí cần có người dự phòng biết việc, và quy chế nên yêu cầu thời hạn báo trước đủ để kiểm kê bàn giao. Với công ty phân phối, một tuần không có người nắm kho có thể đủ để sinh ra chênh lệch hàng chục triệu đồng.
Tự kiểm tra ở đâu sau bàn giao
Kho là con số nội bộ, nhưng có những điểm kiểm được từ bên ngoài: trên cổng hoá đơn điện tử, tổng hoá đơn mua vào trong năm của các nhà cung cấp hàng hoá; tổng hoá đơn bán ra; đặt cạnh tồn đầu năm và tồn cuối theo kiểm kê. Công thức tồn đầu + mua − bán (theo giá vốn) − hao hụt có hồ sơ phải xấp xỉ tồn cuối. Một tháng sau bàn giao, làm lại phép thử này cho tháng đầu tiên người mới phụ trách; nếu khớp, bàn giao đã thành công.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc kiểm kê khi đổi kế toán kho không?
Không có quy định bắt buộc riêng cho việc đổi người, nhưng đây là cách duy nhất để chốt trách nhiệm. Không kiểm kê thì người mới nhận một con số trên sổ mà không biết nó đúng hay sai.
Đại lý không chịu xác nhận số tồn thì làm sao?
Ghi nhận tình trạng trong biên bản là chưa đối chiếu được, lưu số liệu theo sổ của công ty và theo báo cáo gần nhất của đại lý. Đặt lịch đối chiếu tiếp và cân nhắc điều khoản đối chiếu định kỳ trong hợp đồng đại lý.
Chênh lệch thiếu hàng có được tính vào chi phí không?
Hao hụt trong định mức, có hồ sơ xác định nguyên nhân thường được xem xét tính vào chi phí theo quy định. Thiếu do người làm mất thì xử lý bồi thường theo quy chế, không phải chi phí.
Hàng đang đi đường có tính vào tồn kho không?
Hàng đã thuộc quyền sở hữu của công ty theo điều kiện giao hàng, đã có hoá đơn nhưng chưa về kho, được theo dõi là hàng mua đang đi đường. Khi hàng về thì nhập kho.
Người mới có nên đổi phương pháp tính giá xuất kho không?
Không nên đổi giữa năm tài chính. Nếu thấy phương pháp hiện tại không phù hợp, đề xuất áp dụng từ đầu năm sau và thuyết minh rõ trong báo cáo tài chính.
Giám đốc có cần có mặt trong buổi kiểm kê bàn giao không?
Không bắt buộc, nhưng nên có một người đại diện ban giám đốc ký biên bản, nhất là khi có chênh lệch. Chữ ký của người có thẩm quyền giúp biên bản có giá trị khi cần xác định trách nhiệm sau này.
Kiểm kê mất nhiều ngày thì hàng vẫn phải bán, làm sao?
Chia kiểm kê theo khu vực, khoá xuất nhập từng khu trong lúc đếm, hoặc ghi lại chính xác mọi phiếu phát sinh trong lúc kiểm để điều chỉnh về giờ khoá. Điều quan trọng là mọi người biết số đếm tương ứng với thời điểm nào.
