Khi đổi phần mềm hoặc đổi đơn vị dịch vụ kế toán, doanh nghiệp phải lấy về hai thứ: quyền kiểm soát mọi tài khoản (thuế điện tử, hoá đơn, bảo hiểm, ngân hàng, chữ ký số, hộp thư nhận hoá đơn) và toàn bộ dữ liệu ở dạng đọc được mà không cần phần mềm cũ. Chỉ nhận một tệp sao lưu của phần mềm cũ là chưa đủ; vài năm sau hết bản quyền phần mềm đó, tệp sao lưu trở thành tệp không mở được.
Nên làm việc này trước khi chấm dứt hợp đồng hoặc hết hạn bản quyền, không phải sau. Khi quan hệ đã kết thúc, việc nhờ bên cũ xuất lại dữ liệu thường chậm và có khi phát sinh chi phí.
Vì sao dữ liệu điện tử là phần dễ mất nhất
Giấy tờ gốc thường nằm ở văn phòng doanh nghiệp. Dữ liệu điện tử thì nằm rải rác:
- Tệp dữ liệu phần mềm kế toán trên máy chủ hoặc dịch vụ lưu trữ của đơn vị dịch vụ.
- Hoá đơn đầu vào gửi tới hộp thư của kế toán cũ hoặc của đơn vị dịch vụ.
- Tài khoản giải pháp hoá đơn, bảo hiểm, chữ ký số được đăng ký bằng số điện thoại, thư điện tử của người khác.
- Bản lưu tờ khai, bảng lương, bảng tính đối chiếu nằm trên máy cá nhân.
Khi đổi bên, nếu không chủ động gom, doanh nghiệp chỉ nhận được một phần. Lỗ hổng lộ ra đúng lúc cần: khi bị kiểm tra năm cũ, khi quyết toán, khi làm hồ sơ vay vốn. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán — nghĩa vụ đó thuộc doanh nghiệp, không thuộc đơn vị dịch vụ.
Tài khoản và quyền truy cập: đứng tên ai, ai nhận thông báo
| Tài khoản | Kiểm tra gì | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Tài khoản thuế điện tử | Thư điện tử, số điện thoại nhận thông báo và mã xác thực | Đổi sang thư điện tử, số điện thoại của doanh nghiệp; đổi mật khẩu |
| Giải pháp hoá đơn điện tử | Hợp đồng đứng tên ai, tài khoản quản trị là ai | Hợp đồng và tài khoản quản trị phải đứng tên doanh nghiệp |
| Chữ ký số | Thiết bị hoặc tài khoản đang ở đâu, ai biết mã PIN | Thu về, đổi PIN; với chữ ký số từ xa, đổi phương thức xác thực |
| Bảo hiểm xã hội điện tử | Thông tin người liên hệ | Cập nhật người liên hệ mới |
| Ngân hàng điện tử | Kế toán cũ có quyền xem hoặc lập lệnh không | Thu hồi quyền của người cũ, cấp cho người mới |
| Phần mềm kế toán | Bản quyền đứng tên doanh nghiệp hay đơn vị dịch vụ | Nếu đứng tên đơn vị dịch vụ, dữ liệu phải được xuất trước khi họ ngừng |
Nguyên tắc đơn giản: mọi tài khoản của doanh nghiệp đứng tên doanh nghiệp, nhận thông báo qua kênh của doanh nghiệp. Người làm kế toán, dù trong hay ngoài, được cấp quyền sử dụng, không phải là chủ.
Dữ liệu phần mềm kế toán: tệp gốc và bản xuất đọc được
Lấy về hai dạng, cho từng năm tài chính còn trong thời hạn lưu trữ:
- Tệp gốc của phần mềm cũ (tệp sao lưu), kèm thông tin phiên bản phần mềm. Dùng khi cần khôi phục đúng trạng thái sổ.
- Bản xuất đọc được không cần phần mềm cũ: sổ nhật ký chung hoặc sổ tương đương, sổ cái, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết hàng tồn kho, bảng tính khấu hao tài sản cố định, bảng cân đối số phát sinh — dạng bảng tính hoặc tệp in.
Với phần mềm mới, số dư đầu kỳ phải lấy từ bản xuất của phần mềm cũ tại ngày chuyển đổi, và được đối chiếu với báo cáo tài chính đã nộp. Đừng nhập số dư theo trí nhớ hay theo bảng tính tự làm; lệch ở đây sẽ đi theo mọi năm sau.
Nếu phần mềm cũ chạy trên dịch vụ trực tuyến và doanh nghiệp không gia hạn, hỏi rõ bên cung cấp: dữ liệu được giữ bao lâu sau khi hết hạn, có xuất được toàn bộ không.
Hoá đơn, tờ khai, chứng từ: phần tải lại được và phần không
Tải lại được từ hệ thống nhà nước (nên vẫn tải về lưu, nhưng không phụ thuộc bên cũ):
- Hoá đơn điện tử đầu ra, đầu vào — từ cổng hoá đơn điện tử, gồm cả tệp dữ liệu gốc của hoá đơn.
- Tờ khai đã nộp, thông báo tiếp nhận, thông báo của cơ quan thuế — từ tài khoản thuế điện tử.
- Dữ liệu đóng bảo hiểm — từ cổng bảo hiểm xã hội.
Không tải lại được, phải lấy từ bên cũ:
- Bảng lương chi tiết, bảng chấm công, hợp đồng lao động bản điện tử.
- Bảng tính đối chiếu công nợ, đối chiếu doanh thu nhiều nguồn, bảng phân bổ chi phí.
- Chứng từ nội bộ đã số hoá: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho, biên bản.
- Thư từ trao đổi với cơ quan thuế, với khách hàng về công nợ, hoá đơn sai sót.
Hộp thư nhận hoá đơn: chỗ hay bị quên nhất
Nhà cung cấp gửi hoá đơn đầu vào tới địa chỉ thư điện tử mà doanh nghiệp đã đăng ký với họ. Nếu địa chỉ đó là hộp thư cá nhân của kế toán cũ hoặc hộp thư của đơn vị dịch vụ, sau khi đổi bên, hoá đơn vẫn tiếp tục chảy về chỗ cũ.
- Lập một hộp thư chung của doanh nghiệp chuyên nhận hoá đơn, không gắn với cá nhân nào.
- Gửi thông báo đổi địa chỉ nhận hoá đơn cho toàn bộ nhà cung cấp thường xuyên.
- Đề nghị bên cũ chuyển tiếp hoá đơn đến hộp thư mới trong một thời gian chuyển tiếp, ghi vào biên bản.
- Sau hai kỳ khai, đối chiếu hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử với hoá đơn nhận được qua hộp thư mới để phát hiện nhà cung cấp chưa đổi.
Thứ tự làm và kiểm thử trước khi dừng bên cũ
- Lập danh mục tài khoản và dữ liệu như hai bảng trên, gửi bên cũ trước ngày kết thúc.
- Đổi chủ, đổi mật khẩu, đổi kênh nhận thông báo của các tài khoản — làm cùng buổi với bên cũ để không bị gián đoạn nộp tờ khai.
- Nhận dữ liệu: tệp gốc và bản xuất đọc được theo năm.
- Kiểm thử: mở từng tệp trên máy của doanh nghiệp; đối chiếu số dư cuối năm trong bản xuất với báo cáo tài chính đã nộp; chọn ngẫu nhiên vài chứng từ để xem có đủ không.
- Ký biên bản bàn giao dữ liệu ghi rõ đã nhận gì, dạng gì, phần nào còn thiếu và hạn bổ sung.
- Chỉ sau đó mới chấm dứt hợp đồng hoặc ngừng gia hạn phần mềm cũ.
Kỳ khai thuế đang dở tại thời điểm chuyển giao là phần hay bị “rơi”: ghi rõ trong biên bản ai nộp tờ khai kỳ đó.
Ghi vào hợp đồng lần sau và tự kiểm tra ở đâu
Khi ký với đơn vị dịch vụ mới, ghi sẵn điều khoản về dữ liệu: dữ liệu thuộc về doanh nghiệp; khi chấm dứt, bên dịch vụ bàn giao tệp gốc và bản xuất đọc được trong một thời hạn cụ thể; tài khoản đăng ký bằng thông tin của doanh nghiệp. Tiêu chí chọn và chuyển đổi nhà cung cấp dịch vụ có thể xem thêm ở mục Chuyển đổi nhà cung cấp trên Danh Bạ Thuế.
Tự kiểm tra: tài khoản thuế điện tử (thông tin liên hệ đã đổi chưa, lịch sử tờ khai đầy đủ không), cổng hoá đơn điện tử (tải được toàn bộ hoá đơn theo năm không), ngân hàng điện tử (danh sách người có quyền), và chính ổ lưu trữ của doanh nghiệp — có một bản sao lưu nằm ngoài máy của bất kỳ cá nhân nào không.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị dịch vụ cũ có quyền giữ dữ liệu khi doanh nghiệp còn nợ phí không?
Tranh chấp phí là chuyện hợp đồng giữa hai bên. Dữ liệu kế toán và chứng từ của doanh nghiệp vẫn là tài liệu doanh nghiệp phải lưu giữ theo luật. Nên giải quyết dứt điểm phần phí và ghi rõ nghĩa vụ bàn giao dữ liệu trong hợp đồng ngay từ đầu.
Chỉ cần tải lại hoá đơn và tờ khai từ hệ thống nhà nước là đủ, có cần lấy sổ sách không?
Không đủ. Hoá đơn và tờ khai chỉ là một phần; sổ sách, bảng lương, chứng từ nội bộ, bảng đối chiếu không có trên hệ thống nhà nước. Thiếu chúng thì không giải trình được số liệu khi bị hỏi.
Nên lưu dữ liệu ở đâu cho an toàn?
Ít nhất hai nơi độc lập, trong đó một nơi không nằm trên máy của cá nhân nào, và có người được giao kiểm tra định kỳ rằng bản sao lưu mở được. Lưu một nơi duy nhất trên máy kế toán là cách mất dữ liệu phổ biến nhất.
Chuyển phần mềm giữa năm tài chính có được không?
Được, nhưng phải chốt số dư chính xác tại ngày chuyển và đối chiếu số phát sinh từ đầu năm tới ngày đó. Nhiều doanh nghiệp chọn chuyển vào đầu năm tài chính để đỡ phải ghép số liệu hai phần mềm khi quyết toán.
Doanh nghiệp nhỏ có cần làm biên bản bàn giao dữ liệu cầu kỳ vậy không?
Không cần cầu kỳ, nhưng cần có. Một trang liệt kê tài khoản đã đổi chủ, dữ liệu đã nhận theo từng năm và phần còn thiếu, có chữ ký hai bên, là đủ để tránh tranh cãi và để người làm kế toán mới biết mình bắt đầu từ đâu.
Kế toán cũ không chịu đổi thông tin tài khoản thuế điện tử thì làm sao?
Người đại diện doanh nghiệp có thể liên hệ cơ quan thuế quản lý để làm thủ tục cấp lại, thay đổi thông tin tài khoản giao dịch điện tử. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện và thông tin doanh nghiệp.
Có cần lấy lại bản điện tử của hợp đồng với khách hàng không?
Nên lấy. Hợp đồng là căn cứ của doanh thu, chi phí và thời điểm lập hoá đơn. Bản gốc giấy thường ở doanh nghiệp, nhưng bản điện tử, phụ lục, thư xác nhận qua lại hay nằm ở máy người làm kế toán.
