Với công ty xây dựng nhỏ, cách rà soát hiệu quả nhất là đi theo từng công trình, mỗi công trình trả lời năm câu: đã nghiệm thu tới đâu, đã lập hoá đơn tới đâu, chi phí đã tập hợp bao nhiêu, phần nào đang dở dang, và còn khoản nào chưa thu, chưa trả. Rà theo tháng như công ty thương mại sẽ bỏ sót vì doanh thu, chi phí của một công trình trải qua nhiều tháng, thậm chí nhiều năm.
Lệch thường không nằm ở một hoá đơn sai mà nằm ở chỗ doanh thu và chi phí của cùng một công trình được ghi vào hai kỳ khác nhau. Rà theo công trình là cách duy nhất để nhìn thấy chỗ lệch đó.
Lập danh sách công trình trước khi mở chứng từ
Bước đầu tiên là một bảng liệt kê mọi công trình còn "sống" trên sổ: công trình đang thi công, đã xong nhưng chưa quyết toán với chủ đầu tư, đã quyết toán nhưng còn tiền giữ lại bảo hành. Mỗi dòng gồm: tên công trình, chủ đầu tư, giá trị hợp đồng, địa điểm, ngày khởi công, ngày nghiệm thu từng giai đoạn.
Công ty nhỏ thường không có bảng này, và bước này tự nó đã lộ ra vấn đề: có công trình kế toán không biết là đã xong, có công trình trên sổ vẫn đang dở dang dù đã bàn giao từ năm trước.
Năm câu hỏi cho mỗi công trình
- Đã nghiệm thu, bàn giao khối lượng nào, vào ngày nào? Lấy từ biên bản nghiệm thu.
- Hoá đơn đã lập cho khối lượng nào, vào ngày nào? Với xây dựng, thời điểm lập hoá đơn gắn với thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
- Chi phí đã tập hợp cho công trình là bao nhiêu? Vật liệu, nhân công, máy thi công, thầu phụ, chi phí chung phân bổ.
- Phần nào đã kết chuyển vào giá vốn, phần nào còn dở dang? Giá vốn phải đi theo doanh thu đã ghi nhận.
- Công nợ còn lại: chủ đầu tư còn nợ bao nhiêu, tiền giữ lại bảo hành bao nhiêu, còn nợ thầu phụ, nhà cung cấp bao nhiêu.
Câu 1 và 2 để so với nhau: nghiệm thu mà chưa lập hoá đơn là lập trễ. Câu 3 và 4 để so với doanh thu: nếu đã ghi doanh thu toàn bộ mà chi phí còn nằm ở dở dang, hoặc ngược lại, thì lãi lỗ năm đó bị lệch.
Ví dụ giả định: một công trình nhà xưởng hai năm
Giả sử công ty nhận thi công một nhà xưởng giá trị 4 tỷ đồng (chưa thuế), khởi công tháng 9 năm thứ nhất, nghiệm thu giai đoạn 1 (móng, khung) tháng 12 năm thứ nhất với giá trị 1,6 tỷ, nghiệm thu hoàn thành tháng 6 năm thứ hai.
| Chỉ tiêu | Sổ sách thực tế | Đúng ra nên là |
|---|---|---|
| Hoá đơn giai đoạn 1 | Lập tháng 3 năm thứ hai, khi chủ đầu tư chuyển tiền | Lập theo ngày nghiệm thu tháng 12 năm thứ nhất |
| Doanh thu năm thứ nhất | 0 | 1,6 tỷ |
| Chi phí đã tập hợp năm thứ nhất | 1,3 tỷ, toàn bộ kết chuyển giá vốn | Phần tương ứng khối lượng nghiệm thu kết chuyển giá vốn, phần còn lại để dở dang |
| Kết quả năm thứ nhất trên sổ | Lỗ 1,3 tỷ | Lãi phần chênh giữa 1,6 tỷ và giá vốn tương ứng |
Sai lệch kép này làm năm thứ nhất lỗ giả, năm thứ hai lãi giả, và thuế giá trị gia tăng của giai đoạn 1 kê khai trễ một quý. Người kiểm tra nhìn biên bản nghiệm thu là thấy ngay. Sửa thì phải khai bổ sung cả thuế giá trị gia tăng lẫn quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, kèm tiền chậm nộp của phần thuế giá trị gia tăng khai trễ.
Nhân công và thầu phụ: chỗ dễ thiếu chứng từ
Công ty xây dựng nhỏ thường dùng ba nguồn nhân công: công nhân có hợp đồng lao động, tổ đội thuê theo công trình, và thầu phụ là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
- Công nhân có hợp đồng: bảng lương, bảng chấm công theo công trình, bảo hiểm theo quy định.
- Tổ đội thuê theo công trình: hợp đồng giao khoán với tổ trưởng kèm danh sách người lao động, bảng chấm công, chứng từ trả tiền. Khoản trả cho cá nhân không có hợp đồng lao động từ 2 triệu đồng mỗi lần thuộc diện khấu trừ 10%, trừ người làm cam kết thu nhập thấp theo mẫu hiện hành.
- Thầu phụ: hợp đồng, biên bản nghiệm thu khối lượng với thầu phụ, hoá đơn của thầu phụ khớp với khối lượng.
Khi rà, so tổng tiền nhân công của công trình với khối lượng và thời gian thi công. Nhân công chiếm tỷ trọng bất thường cao so với các công trình tương tự là một câu hỏi phải có câu trả lời.
Vật liệu và công trình ở địa phương khác
Vật liệu: đối chiếu hoá đơn vật liệu với khối lượng dự toán và biên bản nghiệm thu. Vật liệu mua cho công trình A mà ghi vào công trình B làm lệch giá vốn cả hai. Vật liệu thừa sau khi xong công trình cần nhập lại kho hoặc chuyển sang công trình khác có biên bản, không để nằm mãi trong chi phí.
Công trình ở tỉnh, thành phố khác nơi đặt trụ sở: theo quy định về quản lý thuế, hoạt động xây dựng ngoại tỉnh có thể phát sinh nghĩa vụ khai, nộp thuế giá trị gia tăng tại địa phương nơi có công trình trong một số trường hợp. Sau đợt sắp xếp còn 34 tỉnh, thành phố từ 1/7/2025 và bộ văn bản quản lý thuế mới hiệu lực từ 1/7/2026, cách xác định "ngoại tỉnh" và thủ tục cụ thể nên tra lại ở văn bản đang hiệu lực, đặc biệt với công trình khởi công trước và kết thúc sau các mốc này.
Chứng từ ở công trường: ai giữ, bao giờ gửi về
Phần lớn lệch trong hồ sơ công ty xây dựng nhỏ bắt đầu từ công trường: chỉ huy trưởng giữ biên bản nghiệm thu trong cặp, thủ kho công trình giữ phiếu nhập vật liệu, tổ trưởng giữ bảng chấm công. Kế toán ở văn phòng chỉ nhận được khi công trình xong, có khi sau vài tháng.
Khi rà, hỏi thẳng ba câu với từng công trình:
- Biên bản nghiệm thu bản gốc đang nằm ở đâu, ai giữ?
- Phiếu nhập, xuất vật liệu tại công trình có được lập không, hay chỉ có hoá đơn của nhà cung cấp?
- Bảng chấm công của tổ đội được ký bởi ai, gửi về văn phòng lúc nào?
Nếu câu trả lời là "chưa có" hoặc "không rõ", phần sửa không nằm ở sổ sách mà ở quy trình. Một quy tắc đơn giản đủ dùng cho công ty nhỏ: mỗi lần nghiệm thu, bản chụp biên bản phải về tới kế toán trong tuần; bảng chấm công và phiếu vật liệu gửi về mỗi tháng một lần, trước ngày khoá sổ. Có quy tắc này, câu hỏi thứ hai trong năm câu hỏi ở trên — hoá đơn đã lập tới đâu — sẽ luôn trả lời được đúng ngày.
Công trình đã xong nhưng còn treo
- Tiền giữ lại bảo hành: là phần doanh thu đã ghi nhận nhưng chưa thu. Theo dõi riêng từng công trình với ngày hết hạn bảo hành, để đến hạn thì đòi.
- Chủ đầu tư chưa trả tiền: không ảnh hưởng thời điểm lập hoá đơn, nhưng ảnh hưởng dòng tiền nộp thuế. Nếu chủ đầu tư có dấu hiệu không trả, cần giữ hồ sơ đòi nợ để xử lý nợ khó đòi theo quy định sau này.
- Chi phí phát sinh sau nghiệm thu (sửa chữa trong thời gian bảo hành) cần hồ sơ riêng, tránh tính nhầm vào công trình mới.
Tự kiểm tra ở đâu và giữ nhịp cho năm sau
Trên cổng hoá đơn điện tử, xuất danh sách hoá đơn đầu ra theo người mua là chủ đầu tư, đặt cạnh ngày trong biên bản nghiệm thu. Trên tài khoản thuế điện tử, kiểm tra các tờ khai đã nộp cho từng địa phương có công trình, nếu có. Cuối cùng, bảng danh sách công trình ở bước đầu nên được cập nhật mỗi quý: thêm công trình mới, đánh dấu công trình đã nghiệm thu, đã lập hoá đơn, đã kết chuyển giá vốn. Một bảng như vậy là thứ giúp lần rà sau chỉ mất vài giờ.
Câu hỏi thường gặp
Chủ đầu tư chưa trả tiền thì có cần lập hoá đơn khi nghiệm thu không?
Có. Với xây dựng, thời điểm lập hoá đơn gắn với nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc đã thu tiền. Lập trễ vì chờ tiền là sai thời điểm và kéo theo kê khai trễ.
Công trình kéo dài qua năm thì giá vốn tính thế nào?
Giá vốn đi theo phần doanh thu đã ghi nhận. Phần chi phí của khối lượng chưa nghiệm thu nằm ở chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và chuyển sang năm sau. Cần bảng tập hợp chi phí theo công trình để tách được.
Tổ đội thi công không có hoá đơn thì chi phí nhân công có được tính không?
Nhân công thuê trực tiếp dùng hợp đồng, bảng chấm công, chứng từ trả tiền và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định, không cần hoá đơn. Nhưng nếu tổ đội thực chất là một đơn vị nhận thầu trọn gói cả vật liệu thì bản chất đã khác, cần xem lại hợp đồng.
Vật liệu thừa sau công trình xử lý thế nào?
Lập biên bản kiểm kê vật liệu thừa, nhập lại kho hoặc chuyển sang công trình khác có biên bản. Nếu bán lại thì lập hoá đơn. Không nên để vật liệu thừa nằm lẫn trong giá vốn công trình đã xong.
Tiền giữ lại bảo hành có phải là khoản đã nộp thuế chưa?
Phần giữ lại bảo hành là một phần giá trị hợp đồng đã lập hoá đơn, nên thuế giá trị gia tăng trên phần này thường đã kê khai cùng hoá đơn. Chỉ tiền là chưa thu, nên cần theo dõi để đòi khi hết hạn bảo hành.
Nên rà theo công trình bao lâu một lần?
Mỗi quý cập nhật bảng công trình một lần, và rà kỹ trước khi lập báo cáo tài chính năm. Công trình lớn nên rà ngay sau mỗi lần nghiệm thu giai đoạn.
