Rà hoá đơn đầu vào có rủi ro là kiểm hai thứ: người bán có dấu hiệu bất thường không, và giao dịch có đủ chứng cứ là thật không. Hoá đơn nào vướng cả hai thì xử lý trước: gom đủ chứng cứ nếu giao dịch có thật, hoặc tự loại khỏi khấu trừ và chi phí rồi khai bổ sung nếu không chứng minh được. Làm việc đó trước khi cơ quan thuế hỏi luôn nhẹ hơn làm sau.
Một điểm cần nói rõ từ đầu: một dấu hiệu chưa đủ để kết luận người bán vi phạm hay hoá đơn không hợp pháp. Dấu hiệu chỉ cho biết nên xem kỹ hoá đơn nào. Kết luận cuối cùng về tính hợp pháp của hoá đơn thuộc về cơ quan có thẩm quyền.
Không rà hết — chọn mẫu cho đúng
Doanh nghiệp có hàng nghìn hoá đơn đầu vào mỗi năm không thể rà từng tờ. Người làm dịch vụ thường chọn theo bốn lớp:
- Giá trị lớn: các hoá đơn chiếm phần lớn tổng giá trị mua vào.
- Nhà cung cấp mới hoặc xuất hiện ít: giao dịch một hai lần rồi thôi.
- Nhóm hàng khó kiểm: dịch vụ tư vấn, quảng cáo, vận chuyển, vật liệu xây dựng giao thẳng công trình — những thứ không nằm lại trong kho.
- Hoá đơn lập dồn cuối tháng, cuối năm với giá trị tròn.
Lập danh sách nhà cung cấp theo tổng giá trị năm, tra từng mã số thuế ở lớp 1 và 2 trước. Việc này mất vài giờ và thường đã lọc ra được phần lớn rủi ro.
Dấu hiệu từ phía người bán
| Dấu hiệu | Tra ở đâu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Trạng thái mã số thuế là ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Trang tra cứu thông tin người nộp thuế | Quan trọng là trạng thái tại thời điểm lập hoá đơn, không chỉ hôm nay |
| Thành lập rất ngắn trước giao dịch, giao dịch giá trị lớn ngay | Thông tin đăng ký doanh nghiệp | Không sai, nhưng cần chứng cứ giao dịch chắc hơn |
| Ngành nghề đăng ký không liên quan hàng hoá đã bán | Thông tin đăng ký doanh nghiệp | Nên hỏi người bán lấy hàng từ đâu |
| Không liên lạc được, địa chỉ không có ai | Gọi điện, gửi thư đối chiếu công nợ | Chuẩn bị cho khả năng cơ quan thuế hỏi về giao dịch |
| Hoá đơn không có trên cổng hoá đơn điện tử hoặc trạng thái bất thường | Cổng hoá đơn điện tử | Đỏ ngay, cần làm rõ với người bán |
Hậu quả và cách xử lý khi hoá đơn đến từ doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh được phân tích kỹ hơn ở mục hoá đơn từ doanh nghiệp bỏ trốn của Check Thuế.
Dấu hiệu từ chính giao dịch
Người bán hoàn toàn bình thường nhưng giao dịch vẫn có thể có vấn đề. Các dấu hiệu hay gặp:
- Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên trả bằng tiền mặt. Theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ; đây cũng là điều kiện liên quan tới chi phí được trừ.
- Tiền chuyển vào tài khoản cá nhân hoặc tài khoản của một bên thứ ba, không phải tài khoản của người bán.
- Không có hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, không có phiếu nhập kho.
- Hàng không có dấu vết sử dụng: vật tư không xuất ra công trình nào, dịch vụ không có sản phẩm, báo cáo nào.
- Giá khác thường so với giá thị trường hoặc so với các lần mua trước.
- Hoá đơn gộp không khớp với các đợt giao hàng thật.
Bộ chứng cứ cho một giao dịch thật
Với mỗi hoá đơn trong danh sách cần xem kỹ, gom thành một bộ:
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận.
- Biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển, phiếu nhập kho.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của người bán.
- Dấu vết sử dụng: phiếu xuất kho, nhật ký công trình, sản phẩm của dịch vụ.
- Trao đổi qua thư điện tử, tin nhắn với người bán về đơn hàng.
- Biên bản đối chiếu công nợ nếu có.
Bộ chứng cứ không cần hoàn hảo, nhưng phải đủ để một người ngoài đọc vào hiểu: ai bán, bán gì, giao ở đâu, trả tiền thế nào, dùng vào việc gì. Thiếu mắt xích nào thì ghi chú lý do, và những gì còn tìm lại được — thư từ, sao kê, biên bản cũ — thì gom ngay — nhớ lại chuyện của hai năm trước khó hơn nhiều so với tháng trước.
Ví dụ giả định: rà ba nhà cung cấp vật liệu
Giả sử một công ty xây dựng nhỏ rà hoá đơn đầu vào năm trước và lọc ra ba nhà cung cấp vật liệu có tổng giá trị lớn:
- Nhà cung cấp thứ nhất giao dịch đều đặn cả năm, còn hoạt động bình thường, chuyển khoản đủ, có phiếu nhập kho và nhật ký công trình. Đánh xanh, lưu hồ sơ.
- Nhà cung cấp thứ hai nay đã ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, nhưng tại thời điểm giao dịch còn hoạt động. Hàng giao thẳng công trình, có biên bản giao nhận có chữ ký chỉ huy công trường, chuyển khoản vào tài khoản của người bán. Đánh vàng: gom thêm ảnh công trình, trao đổi đặt hàng, rồi lưu thành bộ riêng để sẵn giải trình.
- Nhà cung cấp thứ ba chỉ xuất hiện một lần vào tháng cuối năm, hoá đơn giá trị tròn, thanh toán một phần bằng tiền mặt, không có biên bản giao nhận, và không ai trong công ty nhớ lô hàng dùng vào công trình nào. Đánh đỏ.
Với trường hợp thứ ba, việc đầu tiên không phải là đi “bổ sung giấy tờ”, mà là hỏi thật: hàng có về không, về đâu, ai nhận. Nếu không trả lời được, hướng xử lý đúng là loại khỏi khấu trừ, chi phí và khai bổ sung, có người chuyên môn cùng làm.
Xử lý theo từng trường hợp
| Kết quả rà | Xử lý |
|---|---|
| Giao dịch thật, chứng cứ đủ | Lưu bộ chứng cứ theo hoá đơn, ghi chú đã rà. Nếu người bán sau này có vấn đề, đây là căn cứ giải trình |
| Giao dịch thật, thiếu một phần chứng cứ | Bổ sung: đối chiếu công nợ, xin xác nhận giao hàng, gom trao đổi cũ. Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng thì xem lại quyền khấu trừ |
| Không chứng minh được giao dịch, hoặc hoá đơn không đúng thực tế | Không khấu trừ, không tính vào chi phí; khai bổ sung các kỳ liên quan, nộp thêm thuế và tiền chậm nộp. Nên có người chuyên môn cùng làm |
| Đã nhận thông báo, yêu cầu giải trình của cơ quan thuế | Trả lời đúng hạn, kèm bộ chứng cứ; không tự ý khai bổ sung hàng loạt trước khi hiểu cơ quan thuế đang hỏi gì |
Điều không nên làm: lập thêm giấy tờ “hợp thức hoá” cho giao dịch không có thật. Làm vậy biến một khoản phải nộp thêm thành một vấn đề pháp lý nghiêm trọng hơn nhiều.
Phòng từ đầu cho những lần mua sau
- Tra mã số thuế người bán trước khi ký hợp đồng lần đầu, lưu kết quả kèm ngày tra.
- Chỉ chuyển tiền vào tài khoản đứng tên người bán, ghi nội dung theo số hoá đơn, số hợp đồng.
- Không trả tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
- Yêu cầu biên bản giao nhận cho mọi lô hàng, kể cả hàng giao thẳng công trình.
- Rà lại trạng thái các nhà cung cấp lớn mỗi quý.
Chỗ tự kiểm thường xuyên là cổng hoá đơn điện tử (danh sách hoá đơn đầu vào có mã và trạng thái) và trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái người bán). Nên nhờ người chuyên môn khi số hoá đơn cần xem kỹ nhiều, giá trị lớn, hoặc doanh nghiệp đã nhận thông báo giải trình.
Câu hỏi thường gặp
Người bán đổi sang trạng thái không hoạt động sau khi giao dịch thì hoá đơn đầu vào đã nhận có bị loại không?
Không tự động bị loại. Điều quan trọng là tại thời điểm giao dịch người bán còn hoạt động, hàng hoá dịch vụ có thật và thanh toán đúng quy định. Chuẩn bị đủ bộ chứng cứ để giải trình nếu được hỏi.
Hoá đơn có mã của cơ quan thuế thì chắc chắn hợp pháp phải không?
Mã của cơ quan thuế xác nhận hoá đơn đã được cấp mã trên hệ thống, không xác nhận giao dịch phía sau có thật. Hoá đơn có mã vẫn có thể bị xem xét nếu người bán không có hàng thật để bán.
Trả tiền mặt nhiều lần, mỗi lần dưới 5 triệu cho một hoá đơn lớn thì sao?
Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt xét theo giá trị hoá đơn, không theo từng lần trả. Chia nhỏ lần trả cho một hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên không làm thay đổi yêu cầu này.
Cơ quan thuế gửi thông báo về hoá đơn của một nhà cung cấp, phải trả lời thế nào?
Đọc kỹ cơ quan thuế hỏi gì, về hoá đơn nào, kỳ nào. Gửi bộ chứng cứ giao dịch đúng hạn, trình bày ngắn gọn diễn biến giao dịch. Nếu không chắc, có người chuyên môn xem trước khi gửi.
Có nên tự loại hoá đơn ra khỏi khấu trừ cho an toàn không?
Chỉ nên loại khi không chứng minh được giao dịch hoặc không đủ điều kiện khấu trừ. Loại tràn lan hoá đơn của giao dịch thật là nộp thừa thuế không cần thiết. Rà kỹ từng trường hợp rồi mới quyết định.
Bao lâu rà hoá đơn đầu vào một lần?
Hằng tháng đối chiếu hoá đơn đầu vào trên cổng với sổ sách; mỗi quý tra lại trạng thái các nhà cung cấp lớn; trước quyết toán năm rà kỹ các hoá đơn giá trị lớn và nhà cung cấp mới trong năm.
