Trước khi quyết toán năm, nên tra trạng thái mã số thuế của toàn bộ người bán đã xuất hoá đơn cho doanh nghiệp trong năm, không chỉ những người bị cơ quan thuế hỏi tới. Rồi chia hoá đơn thành nhóm theo một câu hỏi duy nhất: hoá đơn được lập trước hay sau thời điểm người bán gặp vấn đề. Nhóm lập sau khi người bán đã bị ngừng sử dụng hoá đơn là nhóm rủi ro cao nhất; nhóm lập trước, giao dịch thật và có đủ chứng cứ thì thường giữ được.
Việc này tốn một hai buổi với doanh nghiệp vài chục người bán, lâu hơn với danh sách vài trăm. Đổi lại, doanh nghiệp tự quyết định trước với từng hoá đơn, thay vì nhận thông báo lẻ tẻ trong năm sau và phải khai bổ sung cho kỳ đã đóng sổ.
Vì sao quét cả danh sách thay vì chờ thông báo
Năm 2026, chiến dịch làm sạch mã số thuế theo Công điện 18/CĐ-CT ngày 13/7/2026 đưa vào rà soát một danh sách lớn — số liệu danh sách tháng 7/2026 là khoảng 617.462 doanh nghiệp, trong đó khoảng 325.500 doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký có nợ thuế. Trong số người bán của một doanh nghiệp bình thường, khả năng có vài cái tên nằm trong nhóm này là không nhỏ.
- Thông báo đến chậm: cơ quan thuế thường hỏi sau khi đã xác minh người bán, có khi là một hai năm sau giao dịch.
- Thông báo đến lẻ: mỗi lần một người bán, không cho thấy bức tranh chung.
- Chứng cứ mất dần: người phụ trách mua hàng nghỉ việc, tin nhắn giao hàng bị xoá. Quét sớm là lúc còn gom được chứng cứ.
Mục tiêu của đợt quét không phải để loại hoá đơn cho "an toàn", mà để biết chính xác hoá đơn nào cần thêm hồ sơ, hoá đơn nào cần hỏi lại, và hoá đơn nào không nên đưa vào quyết toán.
Bước 1: lấy danh sách người bán từ cổng hoá đơn
Đừng lấy danh sách từ sổ kế toán — sổ có thể thiếu những hoá đơn chưa ghi. Nguồn đầy đủ nhất là cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế, phần tra cứu hoá đơn đầu vào:
- Tải toàn bộ hoá đơn đầu vào của năm, theo từng tháng nếu cổng giới hạn khoảng thời gian.
- Gộp lại thành một bảng: mã số thuế người bán, tên người bán, ngày lập, số hoá đơn, giá trị, tiền thuế.
- Tạo bảng thứ hai chỉ gồm danh sách mã số thuế người bán không trùng, kèm tổng giá trị hoá đơn trong năm của từng người.
- Sắp theo tổng giá trị giảm dần. Người bán lớn tra trước.
Đối chiếu nhanh bảng này với sổ chi tiết công nợ phải trả: người bán có trên cổng mà không có trên sổ là hoá đơn chưa ghi hoặc hoá đơn lạ không phải của mình mua — cả hai đều cần xem ngay.
Bước 2: tra trạng thái và ghi lại thời điểm
Với từng mã số thuế trong bảng thứ hai, tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế và ghi ba cột:
- Trạng thái hiện tại: đang hoạt động, tạm ngừng, 06 (không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký), 03 (ngừng hoạt động chưa hoàn thành chấm dứt), đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Thời điểm đổi trạng thái nếu trang tra cứu hoặc thông báo có ghi. Nếu không có, ghi "chưa rõ" — đừng đoán.
- Ngày tra, và lưu ảnh chụp kết quả vào thư mục của người bán đó.
Danh sách dài thì chia người làm theo khối, mỗi người phụ trách một đoạn danh sách, dùng chung một bảng. Người bán có trạng thái khác "đang hoạt động" được tô màu để đi tiếp bước sau; người bán đang hoạt động bình thường thì dừng ở đây.
Với người bán có vấn đề, có thể kiểm thêm trên cổng hoá đơn xem hoá đơn của họ có còn được cấp mã, có thông báo nào về tình trạng sử dụng hoá đơn hay không.
Trường hợp của bạn thuộc nhóm nào
| Tình huống | Nên đi hướng nào | Việc đầu tiên |
|---|---|---|
| Người bán đang hoạt động bình thường | Giữ nguyên, không cần làm thêm | Lưu ảnh kết quả tra kèm ngày tra |
| Người bán bị 06, nhưng hoá đơn lập từ lâu trước thời điểm đó, hàng đã nhận, tiền đã chuyển khoản | Giữ hoá đơn, bổ sung bộ chứng cứ giao dịch | Gom hợp đồng, phiếu nhập kho hoặc biên bản nghiệm thu, sao kê thanh toán |
| Hoá đơn lập sát hoặc sau thời điểm người bán bị ngừng sử dụng hoá đơn | Nhóm rủi ro cao nhất; cân nhắc không đưa vào khấu trừ và chi phí, hỏi cơ quan thuế | Xác định chính xác ngày ngừng sử dụng hoá đơn của người bán |
| Không xác định được thời điểm người bán đổi trạng thái | Xếp vào nhóm cần hỏi | Hỏi cơ quan thuế quản lý của mình hoặc của người bán |
| Người bán tạm ngừng kinh doanh có thời hạn | Kiểm hoá đơn có lập trong thời gian tạm ngừng không | So ngày lập hoá đơn với khoảng thời gian tạm ngừng |
| Người bán đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế | Như nhóm 06: tách trước và sau thời điểm chấm dứt | Ghi nhận ngày chấm dứt |
Cột quyết định trong bảng là ngày, không phải trạng thái. Hai hoá đơn của cùng một người bán 06 có thể rơi vào hai nhóm khác nhau.
Hồ sơ theo từng người bán cần giữ
Với mỗi người bán thuộc nhóm "giữ hoá đơn, bổ sung chứng cứ", lập một thư mục riêng. Không cần dày, nhưng phải trả lời được bốn câu: ai bán, bán cái gì, giao lúc nào, trả tiền thế nào.
| Câu hỏi | Tài liệu trả lời |
|---|---|
| Ai bán | Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có thông tin người bán, ảnh kết quả tra mã số thuế tại thời điểm giao dịch nếu có |
| Bán cái gì | Hoá đơn, báo giá, danh mục hàng hoá dịch vụ khớp tên hàng trên hoá đơn |
| Giao lúc nào | Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, chứng từ vận chuyển |
| Trả tiền thế nào | Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp tới tài khoản đứng tên người bán; hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng |
Tiền trả vào tài khoản cá nhân của người khác, không phải tài khoản của người bán trên hoá đơn, là điểm yếu nhất của mọi bộ hồ sơ. Nếu đã lỡ như vậy, ghi rõ lý do và giữ văn bản của người bán chỉ định tài khoản nhận.
Ví dụ giả định: quét 140 người bán của một công ty thương mại
Giả sử một công ty thương mại có 140 người bán xuất hoá đơn trong năm 2025. Hai kế toán chia nhau tra trong một buổi sáng. Kết quả:
- 131 người bán đang hoạt động: lưu kết quả tra, xong.
- 6 người bán bị 06: năm người có hoá đơn lập từ đầu năm, hàng đã nhập kho, thanh toán chuyển khoản — bổ sung thư mục chứng cứ. Một người có hai hoá đơn lập vào tháng 11, trong khi công ty không tìm thấy phiếu nhập kho tương ứng.
- 2 người bán tạm ngừng: hoá đơn đều lập ngoài thời gian tạm ngừng.
- 1 người bán đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế giữa năm: hoá đơn lập trước đó, giữ.
Hai hoá đơn tháng 11 là trọng tâm thật sự của cả đợt quét. Công ty kiểm lại với bộ phận mua hàng; nếu không chứng minh được hàng đã về, hai hoá đơn này không nên đưa vào khấu trừ và chi phí khi quyết toán. Ví dụ để minh hoạ cách chia nhóm, không phải kết luận cho trường hợp cụ thể nào.
Đưa kết quả vào quyết toán và tự kiểm tra ở đâu
Kết thúc đợt quét, lập một bảng tổng hợp một trang: số người bán đã tra, số người bán có vấn đề, số hoá đơn giữ kèm chứng cứ, số hoá đơn không đưa vào khấu trừ và chi phí, số hoá đơn đang chờ hỏi. Bảng này đi cùng hồ sơ quyết toán và là câu trả lời sẵn có khi cơ quan thuế hỏi.
- Hoá đơn đã khấu trừ ở các kỳ trong năm mà nay quyết định không giữ thì điều chỉnh bằng khai bổ sung cho kỳ tương ứng, không để lặng lẽ trên sổ.
- Quét lại người bán lớn mỗi quý, và tra trước khi ký hợp đồng mới — nhịp này rẻ hơn nhiều so với một đợt quét cả năm.
Nơi tự kiểm: cổng hoá đơn điện tử (danh sách hoá đơn đầu vào, tình trạng hoá đơn), trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái người bán), tài khoản thuế điện tử (các thông báo liên quan tới hoá đơn đầu vào), và cơ quan thuế quản lý cho các trường hợp không rõ thời điểm. Cách kiểm người bán trước khi mua có thể xem ở mục Kiểm tra nhà cung cấp trên Check Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Tra thấy người bán đang hoạt động bình thường thì có cần lưu lại gì không?
Nên lưu ảnh kết quả tra kèm ngày tra. Trạng thái có thể đổi sau này, và bằng chứng rằng người bán đang hoạt động vào thời điểm doanh nghiệp kiểm tra là một phần của hồ sơ giao dịch.
Người bán bị 06 rồi được khôi phục thì hoá đơn của họ xử lý thế nào?
Vẫn chia theo ngày: hoá đơn lập trong khoảng thời gian người bán đang bị ngừng sử dụng hoá đơn cần xem kỹ, hoá đơn lập trước hoặc sau khi đã khôi phục thì xử lý như bình thường kèm chứng cứ giao dịch.
Doanh nghiệp có vài trăm người bán nhỏ lẻ, có phải tra hết không?
Nên tra hết nếu làm được, nhưng có thể ưu tiên theo giá trị: tra trước những người chiếm phần lớn tổng giá trị hoá đơn, rồi tới nhóm nhỏ. Hoá đơn nhỏ từ người bán có vấn đề vẫn là hoá đơn có vấn đề.
Bên bán là hộ kinh doanh thì có tra được trạng thái không?
Hộ kinh doanh cũng có mã số thuế và trạng thái trên hệ thống; tra tương tự. Lưu ý hoá đơn của hộ kinh doanh có thể là loại khác với hoá đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp, nên kiểm cả loại hoá đơn.
Phát hiện người bán có vấn đề sau khi đã nộp quyết toán thì sao?
Xem lại nhóm của hoá đơn theo cách trong bài. Nếu quyết định không giữ, khai bổ sung quyết toán và các kỳ liên quan trước khi cơ quan thuế có quyết định kiểm tra; nếu giữ, chuẩn bị sẵn bộ chứng cứ.
Có cần thông báo cho người bán biết mình đang tra trạng thái của họ không?
Không cần. Nhưng với người bán vẫn đang giao dịch mà bị 06, hỏi thẳng họ tình hình và kế hoạch xử lý là việc nên làm trước khi đặt đơn tiếp theo.
