Nguyên tắc chung: muốn khoản chi được tính vào chi phí và thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, hoá đơn phải ghi người mua là công ty — tên và mã số thuế của công ty. Hoá đơn ghi tên giám đốc hay nhân viên, hoặc ghi số định danh cá nhân của họ, về bản chất là hoá đơn bán cho cá nhân đó, không phải cho công ty.
Trước quyết toán, những hoá đơn này chia ba nhóm: nhóm có đường giữ vì bản chất khoản chi cho phép (như vé máy bay công tác mang tên người đi), nhóm còn sửa được với người bán vì giao dịch thật là của công ty và người bán còn lập lại được, và nhóm phải loại ra. Không có nhóm thứ tư kiểu "xin hoá đơn khác cho khớp" — đó là tạo chứng từ không đúng giao dịch.
Vì sao hoá đơn mang tên cá nhân lọt vào sổ
Phần lớn không phải cố ý. Những đường lọt hay gặp:
- Giám đốc quẹt thẻ cá nhân mua thiết bị, người bán lập hoá đơn theo thông tin chủ thẻ.
- Nhân viên mua hộ ở cửa hàng, quên đưa thông tin công ty, người bán ghi tên người mua trực tiếp.
- Ứng dụng đặt xe, giao đồ ăn, đặt phòng gắn với tài khoản cá nhân, hoá đơn tự động ghi tên chủ tài khoản.
- Hoá đơn tiện ích (điện, nước, internet) đứng tên chủ nhà hoặc giám đốc vì hợp đồng dịch vụ ký từ trước khi có công ty.
- Hoá đơn cho cá nhân có số định danh: từ ngày 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên người bán có thể ghi số định danh của người mua. Nhìn thấy số định danh trên dòng người mua nghĩa là hoá đơn đã lập cho cá nhân.
Đường lọt cuối đang tăng, vì hệ thống hoá đơn điện tử và các ứng dụng bán hàng tự điền thông tin người mua theo tài khoản đăng nhập.
Trường hợp của bạn thuộc nhóm nào
| Tình huống | Nên đi hướng nào | Việc đầu tiên |
|---|---|---|
| Vé máy bay, tàu xe công tác ghi tên người đi | Thường giữ được nếu có hồ sơ công tác | Kèm quyết định hoặc giấy cử đi công tác, chứng từ thanh toán |
| Hoá đơn mới lập, người mua ghi tên cá nhân nhưng thực chất công ty mua và trả tiền | Đề nghị người bán xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót | Liên hệ người bán ngay, gửi thông tin công ty |
| Hoá đơn đã lâu, người bán không còn xử lý được | Không đưa vào chi phí và khấu trừ | Ghi chú lý do loại trên bảng rà soát |
| Hoá đơn điện, nước, internet của mặt bằng thuê đứng tên chủ nhà | Có thể có đường giữ tuỳ hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán; tra quy định hiện hành | Kiểm hợp đồng thuê có điều khoản bên thuê trả tiền điện nước không |
| Khoản chi thật ra là chi tiêu cá nhân (đồ gia đình, du lịch riêng) | Loại khỏi chi phí; nếu công ty đã trả thì xử lý như khoản phải thu hoặc thu nhập của cá nhân | Tách khỏi sổ chi phí |
| Tài sản mua đứng tên cá nhân nhưng dùng cho công ty (xe, máy tính) | Không phải chuyện sửa hoá đơn — là câu hỏi tài sản cá nhân dùng cho công ty | Xem có hợp đồng thuê hoặc cho mượn tài sản không |
Những khoản mang tên người nhưng vẫn có đường giữ
Một số khoản chi, tên cá nhân xuất hiện trên chứng từ là do bản chất dịch vụ, không phải do nhầm người mua:
- Vé máy bay, vé tàu: vé luôn ghi tên hành khách. Khoản chi được xem xét cùng quyết định cử đi công tác, lịch trình, và chứng từ thanh toán. Nếu có hoá đơn của hãng hoặc đại lý thì người mua trên hoá đơn vẫn nên là công ty.
- Phòng khách sạn công tác: thông tin khách lưu trú là tên nhân viên, nhưng hoá đơn nên lập cho công ty. Nhắc nhân viên đưa thông tin công ty khi trả phòng.
- Tiện ích của mặt bằng thuê: quy định lâu nay chấp nhận trong một số điều kiện hoá đơn điện nước đứng tên chủ nhà khi hợp đồng thuê ghi rõ bên thuê trả và có chứng từ thanh toán. Điều kiện cụ thể cần tra văn bản hiện hành, không nên suy ra từ thói quen cũ.
Các khoản này không cần "sửa hoá đơn", nhưng cần hồ sơ đi kèm để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động của công ty. Thiếu hồ sơ, chúng rơi về nhóm phải loại.
Sửa với người bán khi còn kịp
Nếu giao dịch thật sự là của công ty — công ty dùng, công ty trả tiền — nhưng người bán ghi nhầm người mua, hướng đúng là đề nghị người bán xử lý theo quy định về hoá đơn điện tử có sai sót, thường bằng hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh. Mấy điều cần biết:
- Chỉ người bán lập lại được. Công ty không tự sửa hoá đơn đầu vào.
- Người bán có quyền từ chối nếu thấy giao dịch không phải bán cho công ty — ví dụ khách quẹt thẻ cá nhân tại quầy, không để lại thông tin nào của công ty.
- Càng để lâu càng khó: người bán đã khai thuế kỳ đó, đã đóng sổ, hoặc nhân viên bán hàng đã nghỉ.
- Tiền nên đi từ tài khoản công ty. Nếu giám đốc trả bằng thẻ cá nhân, việc công ty hoàn lại cho giám đốc cần có chứng từ, và điều kiện chứng từ thanh toán để khấu trừ thuế giá trị gia tăng với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên cần xem kỹ theo quy định hiện hành.
Hệ thống văn bản về hoá đơn điện tử từ ngày 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; cách xử lý sai sót thông tin người mua nên tra ở đó.
Điều không làm: nhờ người bán lập một hoá đơn mới cho công ty trong khi hoá đơn cũ cho cá nhân vẫn còn hiệu lực. Hai hoá đơn cho cùng một hàng hoá là chứng từ không đúng giao dịch, rủi ro cho cả hai bên.
Loại ra phần không giữ được và chi tiêu cá nhân
Sau khi đã giữ những gì giữ được và sửa những gì sửa được, phần còn lại phải loại khỏi chi phí được trừ và khỏi thuế đầu vào được khấu trừ khi quyết toán. Làm cho gọn:
- Lập bảng loại ghi từng hoá đơn, số tiền, lý do loại.
- Nếu thuế đầu vào của hoá đơn đó đã được kê khai khấu trừ ở kỳ trước, điều chỉnh bằng khai bổ sung cho kỳ tương ứng.
- Với chi tiêu cá nhân mà công ty đã trả tiền: đây không chỉ là chuyện loại chi phí. Khoản tiền công ty chi cho việc riêng của một người hoặc là khoản người đó phải hoàn lại công ty, hoặc có thể là một khoản thu nhập của người đó theo quy định thuế thu nhập cá nhân. Cần quyết định rõ và ghi sổ tương ứng.
Chủ doanh nghiệp nhỏ hay coi tài khoản công ty và túi riêng là một. Chính những hoá đơn mang tên cá nhân là nơi sự lẫn lộn đó hiện ra rõ nhất trên sổ.
Quy tắc mua hàng để năm sau không lặp lại và tự kiểm tra ở đâu
- Thẻ thanh toán của công ty cho những người hay mua hàng, thay vì để họ ứng tiền riêng.
- Thông tin xuất hoá đơn (tên, mã số thuế, địa chỉ, hộp thư nhận hoá đơn) lưu sẵn trên điện thoại mọi người mua hàng.
- Tài khoản doanh nghiệp trên các ứng dụng đặt xe, đặt phòng, giao hàng, để hoá đơn tự ghi tên công ty.
- Hộp thư chung nhận hoá đơn, không để hoá đơn gửi về hộp thư cá nhân của nhân viên.
- Quy định hoàn ứng: không hoàn tiền cho khoản chi có hoá đơn mang tên cá nhân, trừ những loại đã liệt kê như vé công tác.
Nơi tự kiểm: cổng hoá đơn điện tử chỉ hiển thị hoá đơn ghi mã số thuế công ty — hoá đơn ghi tên cá nhân sẽ không có ở đó, nên số chênh giữa sổ chi phí và danh sách trên cổng là chỗ để tìm chúng. Ngoài ra là sổ chi phí, sao kê thẻ và tài khoản công ty, và cơ quan thuế quản lý cho các khoản không rõ. Điều kiện chứng từ thanh toán khi nhân viên trả hộ có thể xem thêm ở mục Chứng từ thanh toán trên Khấu Trừ.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn ghi đúng tên công ty nhưng thiếu mã số thuế thì có sao không?
Đó là hoá đơn thiếu thông tin người mua, khác với hoá đơn mang tên cá nhân. Đề nghị người bán xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót; không để nguyên mà đưa vào khấu trừ.
Giám đốc mua điện thoại tên mình rồi dùng cho công việc thì có tính vào chi phí được không?
Hoá đơn mang tên giám đốc thì chiếc điện thoại về bản chất là tài sản của giám đốc. Nếu muốn công ty chịu chi phí, cách làm đúng là công ty mua với hoá đơn tên công ty, hoặc có thoả thuận thuê, mượn tài sản rõ ràng; tra quy định hiện hành về tài sản cá nhân dùng cho doanh nghiệp.
Người bán đồng ý lập lại hoá đơn tên công ty thì có cần làm gì với hoá đơn cũ?
Việc lập lại phải theo đúng quy định xử lý hoá đơn sai sót, để hoá đơn cũ không còn hiệu lực song song với hoá đơn mới. Công ty nên nhận bản của cả hai và lưu cùng nhau.
Mua hàng ở chợ, người bán không xuất hoá đơn tên công ty thì sao?
Tuỳ loại người bán mà chứng từ có thể là hoá đơn của hộ kinh doanh hoặc chứng từ khác theo quy định. Khoản chi không có chứng từ hợp lệ mang thông tin công ty thì không được tính vào chi phí được trừ.
Hoá đơn tiền ăn tiếp khách ghi tên nhân viên có giữ được không?
Hoá đơn tiếp khách cũng nên lập cho công ty. Ghi tên nhân viên thì xử lý như nhóm hoá đơn mang tên cá nhân: sửa với người bán nếu còn kịp, không được thì loại.
