Cách thể hiện một khoản thưởng, chiết khấu từ nhà cung cấp phải đi theo bản chất của nó, không theo thói quen hay theo bên nào tiện hơn. Nếu khoản đó là giảm giá hàng mua theo số lượng, doanh số thì là chiết khấu thương mại, thể hiện bằng giảm trên hoá đơn lần mua sau hoặc hoá đơn điều chỉnh giảm cuối kỳ. Nếu nhà phân phối làm một việc cho nhà cung cấp (trưng bày, quảng cáo, tổ chức sự kiện) thì là dịch vụ, nhà phân phối lập hoá đơn dịch vụ.
Ví dụ số dưới đây cho thấy tổng số thuế của hai bên thường gần như không đổi giữa các cách. Thứ thay đổi là rủi ro chứng từ: cách thể hiện sai bản chất là chỗ bị hỏi khi kiểm tra, và thường làm hai bên kê khai lệch nhau.
Ba loại khoản hay bị gọi chung là "thưởng"
| Loại | Dấu hiệu nhận ra | Cách thể hiện thường gặp |
|---|---|---|
| Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số | Tính theo phần trăm hoặc số tiền trên lượng hàng đã mua; không đòi nhà phân phối làm gì thêm | Giảm trên hoá đơn của lần mua cuối hoặc kỳ sau, hoặc hoá đơn điều chỉnh giảm kèm bảng kê khi kết thúc chương trình |
| Khoản chi cho dịch vụ nhà phân phối thực hiện | Có yêu cầu trưng bày, quảng cáo, báo cáo, hình ảnh; có nghiệm thu | Nhà phân phối lập hoá đơn dịch vụ cho nhà cung cấp |
| Khoản hỗ trợ, thưởng bằng tiền không gắn với hàng mua và không đổi lấy dịch vụ | Ít gặp trong thực tế; thường là hỗ trợ đột xuất | Chứng từ thu tiền; cách ghi nhận thuế cần đối chiếu với hướng dẫn hiện hành |
Loại thứ ba hay bị dùng làm "ngăn chứa" cho mọi khoản mà hai bên không muốn xử lý bằng hoá đơn. Khi rà, hãy đặt câu hỏi: khoản này có được tính dựa trên lượng hàng mua không, và nhà phân phối có phải làm gì để nhận không? Nếu có một trong hai, nó gần như chắc chắn thuộc loại một hoặc loại hai.
Ví dụ giả định: chiết khấu 2% trên 5 tỷ đồng
Giả sử trong một năm, nhà phân phối mua hàng của nhà cung cấp 5 tỷ đồng chưa thuế, thuế suất 10%. Hợp đồng quy định chiết khấu 2% khi đạt doanh số năm: 100 triệu đồng.
| Ảnh hưởng tới nhà phân phối | Cách 1: hoá đơn điều chỉnh giảm cuối năm (chiết khấu thương mại) | Cách 2: nhà phân phối lập hoá đơn "dịch vụ hỗ trợ bán hàng" 100 triệu |
|---|---|---|
| Giá vốn hàng mua | Giảm 100 triệu | Không đổi |
| Doanh thu | Không đổi | Tăng 100 triệu doanh thu dịch vụ |
| Thuế giá trị gia tăng | Đầu vào giảm 10 triệu | Đầu ra tăng 10 triệu |
| Tiền nhận được | 110 triệu (trừ vào công nợ phải trả) | 110 triệu (nhà cung cấp chuyển khoản) |
| Lợi nhuận trước thuế | Tăng 100 triệu | Tăng 100 triệu |
Về con số, hai cách gần như tương đương với nhà phân phối. Khác nhau ở chỗ: cách 2 chỉ đúng khi nhà phân phối thật sự thực hiện một dịch vụ cho nhà cung cấp. Nếu hợp đồng chỉ nói "đạt doanh số thì được 2%", việc lập hoá đơn dịch vụ là thể hiện sai bản chất, và khi bị kiểm tra, cả khoản chi phí của nhà cung cấp lẫn doanh thu của nhà phân phối có thể bị xem xét lại.
Giảm ngay trên hoá đơn hay điều chỉnh cuối kỳ
Trong chiết khấu thương mại, còn một lựa chọn thứ hai về thời điểm:
- Giảm trên hoá đơn của lần mua tiếp theo: gọn, không phát sinh hoá đơn điều chỉnh; phù hợp khi mua đều đặn. Nhược điểm là khoản chiết khấu của kỳ này làm giảm giá mua của kỳ sau, nên giá vốn từng lô hàng hơi lệch.
- Hoá đơn điều chỉnh giảm khi kết thúc chương trình, kèm bảng kê các hoá đơn được điều chỉnh: phản ánh đúng kỳ, phù hợp khi chương trình tính theo quý, năm hoặc khi không còn lần mua tiếp theo.
Chọn cách nào nên ghi luôn vào hợp đồng hoặc phụ lục chương trình. Khi hai bên hiểu khác nhau — nhà cung cấp lập hoá đơn điều chỉnh, nhà phân phối lại chờ giảm trên hoá đơn kỳ sau — sổ sách hai bên lệch nhau đúng bằng khoản chiết khấu.
Hỗ trợ trưng bày, quảng cáo: điều kiện để là dịch vụ thật
Khi nhà cung cấp trả tiền để nhà phân phối trưng bày hàng ở vị trí đẹp, treo biển quảng cáo, tổ chức chương trình dùng thử, đó là dịch vụ. Hồ sơ nên có:
- Hợp đồng hoặc phụ lục mô tả việc phải làm, thời gian, địa điểm.
- Bằng chứng thực hiện: ảnh chụp có ngày, báo cáo, biên bản nghiệm thu.
- Hoá đơn dịch vụ do nhà phân phối lập cho nhà cung cấp.
Thiếu bằng chứng thực hiện là điểm yếu lớn nhất. Nhiều nhà phân phối lập hoá đơn "hỗ trợ trưng bày" hằng quý nhưng không có một tấm ảnh nào; khi bị hỏi, không chứng minh được dịch vụ có thật.
Nhìn từ phía nhà cung cấp: vì sao họ hay đề nghị cách này hay cách kia
Hiểu lý do của bên kia giúp thương lượng cách thể hiện đúng mà không mất lòng:
- Nhà cung cấp muốn giữ giá bán trên hoá đơn ổn định cho mọi đại lý, nên thích trả chiết khấu cuối kỳ bằng hoá đơn điều chỉnh hơn là giảm ngay trên từng hoá đơn.
- Nhà cung cấp muốn khoản chi có hoá đơn đầu vào để hạch toán vào chi phí bán hàng, nên có khi đề nghị nhà phân phối lập hoá đơn dịch vụ. Đề nghị này chỉ hợp lệ khi có dịch vụ thật.
- Nhà cung cấp là doanh nghiệp vốn nước ngoài thường có quy trình nội bộ cứng về chứng từ; hỏi họ mẫu hồ sơ chương trình từ đầu năm sẽ đỡ tranh cãi cuối năm.
Cách làm tốt là đầu mỗi năm, hai bên ngồi lại một lần, lập bảng liệt kê từng chương trình dự kiến: tên, điều kiện, cách tính, cách thể hiện (giảm trên hoá đơn, điều chỉnh cuối kỳ hay dịch vụ), hồ sơ đi kèm. Bảng này ký như một phụ lục. Khi mọi chương trình đã được "dán nhãn" từ đầu, việc làm sạch hoá đơn cuối năm gần như không còn gì để làm.
Với nhà phân phối nhỏ làm việc với nhiều nhà cung cấp, không cần làm với tất cả; chỉ cần với ba đến năm nhà cung cấp có khoản chiết khấu lớn nhất, thường chiếm phần lớn tổng số tiền.
Rà lại những khoản đã ghi: bảng kiểm nhanh
- Liệt kê mọi khoản tiền nhận từ nhà cung cấp trong năm không phải là hoàn tiền hàng trả lại.
- Với mỗi khoản, đọc điều khoản hợp đồng tương ứng: tính theo gì, đổi lấy việc gì.
- Đặt cạnh cách đã thể hiện: hoá đơn điều chỉnh, giảm trên hoá đơn, hoá đơn dịch vụ, hay chỉ có phiếu thu.
- Đánh dấu những khoản cách thể hiện không khớp bản chất.
- Đối chiếu với nhà cung cấp: họ ghi nhận khoản đó thế nào. Hai bên phải thống nhất.
Với những khoản không khớp, việc sửa thường cần cả hai bên cùng làm (hoá đơn điều chỉnh, thay thế theo quy định), nên nêu vấn đề với nhà cung cấp càng sớm càng tốt, trước kỳ quyết toán năm.
Những cái sai hay gặp
- Nhận chiết khấu bằng tiền mặt không có chứng từ, không giảm công nợ trên sổ. Công nợ phải trả nhà cung cấp trên sổ lớn hơn thực tế.
- Chiết khấu bằng hàng ("mua 10 tặng 1") mà không thể hiện trên hoá đơn, làm hàng tồn thực tế nhiều hơn sổ.
- Lập hoá đơn dịch vụ theo yêu cầu của nhà cung cấp chỉ vì bên đó muốn có chi phí, dù không làm dịch vụ gì.
- Không đối chiếu công nợ cuối năm, để hai bên lệch nhau vì cách hiểu khác nhau về một chương trình.
Tự kiểm tra ở đâu
Trên cổng hoá đơn điện tử, lọc hoá đơn mua vào từ từng nhà cung cấp lớn, tìm các hoá đơn điều chỉnh giảm và đối chiếu với chương trình chiết khấu. Lọc hoá đơn đầu ra có người mua là nhà cung cấp — đó là những hoá đơn dịch vụ đã lập — và kiểm tra từng hoá đơn có hồ sơ thực hiện đi kèm không. Biên bản đối chiếu công nợ cuối năm với nhà cung cấp là tài liệu nên có trong hồ sơ quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Chiết khấu thương mại có làm giảm thuế giá trị gia tăng đầu vào không?
Có. Khi chiết khấu được thể hiện bằng giảm trên hoá đơn hoặc hoá đơn điều chỉnh giảm, giá trị hàng mua và thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng đều giảm.
Nhà cung cấp muốn nhà phân phối lập hoá đơn dịch vụ thay vì họ lập hoá đơn điều chỉnh thì sao?
Chỉ nên làm khi nhà phân phối thật sự thực hiện dịch vụ có hồ sơ chứng minh. Nếu khoản tiền thực chất là chiết khấu theo doanh số, cách thể hiện đúng là điều chỉnh giảm giá hàng bán.
Khuyến mại "mua 10 tặng 1" có phải là chiết khấu thương mại không?
Đó là hàng khuyến mại, có quy định riêng về cách thể hiện trên hoá đơn và giá tính thuế. Nên kiểm tra nhà cung cấp đã thể hiện hàng tặng trên hoá đơn thế nào để nhập kho đúng.
Khoản thưởng đã nhận năm trước mà thể hiện sai thì có phải sửa không?
Nếu cách thể hiện sai làm thay đổi số thuế đã kê khai của một trong hai bên, nên xem xét khai bổ sung. Việc sửa hoá đơn cần phối hợp với nhà cung cấp theo quy định về hoá đơn có sai sót.
Có cần hợp đồng riêng cho từng chương trình chiết khấu không?
Không bắt buộc hợp đồng riêng, nhưng mỗi chương trình nên có phụ lục hoặc văn bản thông báo nêu điều kiện, cách tính, thời điểm và cách thể hiện. Đây là căn cứ khi đối chiếu và khi bị hỏi.
Chiết khấu nhận sau khi đã quyết toán năm thì ghi vào năm nào?
Tuỳ thời điểm chương trình kết thúc và hoá đơn điều chỉnh được lập. Nếu chiết khấu thuộc doanh số năm trước nhưng hoá đơn điều chỉnh lập năm sau, nên hỏi người chuyên môn để ghi nhận đúng kỳ và tránh lệch với nhà cung cấp.
Chiết khấu thanh toán sớm có giống chiết khấu thương mại không?
Không giống. Chiết khấu thanh toán là ưu đãi vì trả tiền sớm, mang tính chất tài chính và thường không thể hiện bằng giảm giá trên hoá đơn. Cách ghi nhận khác với chiết khấu thương mại.
