Khi kế toán cũ nói đã nộp mà tài khoản thuế điện tử không có tờ khai, căn cứ để phân xử là thông báo của hệ thống thuế, không phải lời nói của ai. Mỗi tờ khai điện tử gửi thành công đều sinh ra thông báo tiếp nhận và sau đó là thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận. Có thông báo chấp nhận thì tờ khai tồn tại dù đang “trốn” ở đâu đó; không có thì với cơ quan thuế, kỳ đó coi như chưa nộp.
Tin tốt là phần lớn trường hợp “tưởng đã nộp” rơi vào vài kiểu quen thuộc và sửa được. Việc cần làm là truy từng kỳ bằng bằng chứng, xếp vào đúng kiểu, rồi xử lý — trước khi tiền phạt nộp chậm và câu hỏi của cơ quan thuế tới.
Sáu kiểu “tưởng đã nộp” hay gặp
| Kiểu | Chuyện gì đã xảy ra | Dấu hiệu nhận ra |
|---|---|---|
| 1. Chỉ tạo tệp, chưa gửi | Kế toán lập tờ khai trên phần mềm, lưu tệp, quên bấm gửi hoặc gửi lỗi mà không để ý | Có tệp tờ khai trong máy, không có thông báo tiếp nhận |
| 2. Bị không chấp nhận | Gửi đi nhưng sai cấu trúc, sai chữ ký số, sai kỳ | Có thông báo tiếp nhận, sau đó là thông báo không chấp nhận |
| 3. Nộp nhầm mã số thuế | Kế toán làm cho nhiều công ty, đăng nhập nhầm tài khoản | Tờ khai nằm trên tài khoản của công ty khác |
| 4. Nộp nhầm kỳ hoặc nhầm loại | Chọn sai tháng/quý, hoặc nộp dạng bổ sung khi kỳ đó chưa có tờ khai lần đầu | Kỳ này thiếu, kỳ khác có hai tờ |
| 5. Nộp qua đơn vị trung gian nhưng chưa chuyển tới cơ quan thuế | Gửi qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ khai thuế, bị kẹt giữa đường | Có xác nhận của nhà cung cấp, không có thông báo của cơ quan thuế |
| 6. Không nộp | Kế toán nhớ nhầm, hoặc nói đã nộp để tránh bị hỏi | Không có tệp, không có thông báo nào |
Kiểu thứ ba nguy hiểm theo hai chiều: công ty mình thiếu tờ khai, còn công ty kia có một tờ khai không phải của họ. Cả hai đều cần xử lý.
Truy bằng chứng cho từng kỳ
- Lập danh sách kỳ phải nộp trong giai đoạn nghi ngờ: tờ khai giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ, tạm tính, quyết toán năm, báo cáo tài chính.
- Tra cứu tờ khai trên tài khoản thuế điện tử: với mỗi kỳ, ghi có hay không, trạng thái là gì, ngày nộp.
- Tìm thông báo qua thư điện tử: thông báo tiếp nhận, chấp nhận thường được gửi tới địa chỉ thư đăng ký với cơ quan thuế. Nếu địa chỉ đó là hộp thư của kế toán cũ, đề nghị họ chuyển lại, hoặc tra lại bản lưu trên tài khoản.
- Hỏi kế toán cũ tệp tờ khai và ảnh chụp thông báo cho các kỳ họ nói đã nộp. Đề nghị bằng văn bản, liệt kê rõ kỳ nào.
- Nếu nghi nộp nhầm mã số: hỏi kế toán cũ họ còn làm cho công ty nào vào thời điểm đó; đề nghị kiểm tra trên tài khoản của các công ty ấy.
- Nếu nộp qua đơn vị trung gian: đề nghị nhà cung cấp dịch vụ xác nhận trạng thái truyền tờ khai.
Kết quả ghi vào một bảng: kỳ, loại tờ khai, bằng chứng đang có, kiểu (1 đến 6), việc phải làm. Bảng này cũng là căn cứ để nói chuyện với kế toán cũ một cách bình tĩnh, dựa trên việc chứ không dựa trên cảm giác bị lừa.
Trường hợp của bạn thuộc nhóm nào
| Tình huống | Nên đi hướng nào | Việc đầu tiên |
|---|---|---|
| Có tệp tờ khai, không có thông báo nào | Nộp lại tệp đó (sau khi kiểm lại số liệu) như tờ khai lần đầu, chấp nhận là nộp chậm | Mở tệp, đối chiếu số liệu với sổ và hoá đơn của kỳ đó |
| Có thông báo không chấp nhận | Sửa lỗi theo nội dung thông báo và nộp lại | Đọc lý do không chấp nhận, xác định lỗi cấu trúc hay lỗi thông tin |
| Tờ khai nằm trên tài khoản công ty khác | Nộp tờ khai đúng cho công ty mình; báo công ty kia và cơ quan thuế để xử lý tờ khai nhầm | Chụp lại bằng chứng tờ khai trên tài khoản công ty kia |
| Nộp nhầm kỳ hoặc nhầm dạng bổ sung | Nộp tờ khai lần đầu cho kỳ thiếu; hỏi cơ quan thuế cách xử lý tờ khai ở kỳ sai | Xác định chính xác kỳ nào thiếu, kỳ nào thừa |
| Không có gì cả | Coi như chưa nộp: dựng số liệu và nộp bù | Xếp thứ tự nộp bù từ kỳ cũ nhất, ưu tiên kỳ có số thuế phải nộp |
Nếu số kỳ thiếu nhiều, việc sắp thứ tự nộp bù được trình bày ở bài tồn đọng tờ khai nhiều kỳ.
Nộp lại đúng: những chỗ dễ sai lần hai
- Chọn đúng dạng tờ khai: kỳ chưa có tờ khai lần đầu hợp lệ thì nộp tờ khai lần đầu, không nộp dạng bổ sung. Kỳ đã có tờ khai được chấp nhận mà số sai thì mới khai bổ sung.
- Kiểm số liệu trước khi nộp lại: tệp của kế toán cũ có thể đúng, cũng có thể là bản nháp. Đối chiếu với sổ, hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử và sao kê của kỳ đó.
- Dùng đúng chữ ký số của doanh nghiệp, còn hạn, đã đăng ký với cơ quan thuế. Lỗi chữ ký số là nguyên nhân phổ biến của thông báo không chấp nhận.
- Chờ thông báo chấp nhận rồi mới đánh dấu xong. Thông báo tiếp nhận chưa phải là kết thúc.
- Nộp tiền nếu kỳ đó có số thuế phải nộp, ngay khi nộp tờ khai, để dừng tiền chậm nộp.
Với kỳ có số thuế phải nộp mà tiền đã được nộp từ trước (kế toán nộp tiền nhưng quên tờ khai), khi tờ khai được ghi nhận, hệ thống sẽ đối chiếu tiền đã nộp với nghĩa vụ. Kiểm tra lại bảng nghĩa vụ sau đó để chắc không còn dòng lệch.
Tiền phạt và câu hỏi ai chịu
Tờ khai không có trên hệ thống thì với cơ quan thuế là nộp chậm, và nộp chậm tờ khai có thể bị xử phạt theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế đang hiệu lực. Riêng trường hợp có bằng chứng đã gửi đúng hạn nhưng bị lỗi truyền nhận không do người nộp thuế, nên trình bày kèm bằng chứng với cơ quan thuế thay vì tự coi là nộp chậm.
Còn chuyện ai chịu tiền phạt giữa doanh nghiệp và kế toán cũ: với nhà nước, doanh nghiệp chịu. Việc yêu cầu người làm sai bồi thường phụ thuộc hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ và bằng chứng. Vì vậy bảng truy từng kỳ ở trên có giá trị kép: vừa để sửa hồ sơ, vừa để làm việc với người cũ một cách sòng phẳng.
Một điều nên tránh: sửa ngày trên tệp tờ khai hoặc dựng lại “thông báo” để chứng minh đã nộp. Mọi thông báo đều đối chiếu được với hệ thống, và đó là hành vi làm sai lệch hồ sơ.
Chặn chuyện này lặp lại
- Đổi địa chỉ thư nhận thông báo của cơ quan thuế sang hộp thư do doanh nghiệp quản lý, không phải hộp thư cá nhân của kế toán.
- Mỗi kỳ, lưu thông báo chấp nhận vào một thư mục chung, đặt tên theo kỳ. Chủ doanh nghiệp chỉ cần mở thư mục là biết kỳ nào đủ.
- Đăng nhập kiểm tra ngẫu nhiên tài khoản thuế điện tử mỗi quý, xem danh sách tờ khai đã nộp.
- Ghi vào hợp đồng với kế toán dịch vụ nghĩa vụ gửi thông báo chấp nhận sau mỗi kỳ.
Tự kiểm tra ở đâu
Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tra cứu tờ khai theo kỳ, xem trạng thái và tải thông báo. Hộp thư đăng ký với cơ quan thuế: thông báo tiếp nhận và chấp nhận. Ứng dụng thuế trên điện thoại: kiểm nhanh số còn phải nộp sau khi nộp lại. Thuế cơ sở quản lý: khi nghi ngờ lỗi truyền nhận hoặc cần xử lý tờ khai nộp nhầm sang mã số khác.
Nếu muốn hiểu rõ từng trạng thái tờ khai trước khi làm, mục tra thông báo tờ khai trên Tra Thuế giải thích cách đọc.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán cũ đưa ảnh chụp màn hình “nộp thành công” thì có đủ chứng minh không?
Chưa đủ. Màn hình của phần mềm lập tờ khai chỉ cho biết tệp đã được gửi đi từ máy. Căn cứ là thông báo tiếp nhận và chấp nhận của cơ quan thuế, đối chiếu được trên tài khoản thuế điện tử.
Tờ khai bị không chấp nhận từ hai năm trước thì giờ có nộp lại được không?
Được. Kỳ đó được coi là chưa có tờ khai hợp lệ, nên nộp tờ khai lần đầu với số liệu đúng. Việc này là nộp chậm, và có thể phát sinh xử phạt theo quy định hiện hành.
Công ty khác nhận được tờ khai nộp nhầm của mình thì họ có phải làm gì không?
Họ nên báo cơ quan thuế để tờ khai không thuộc về mình được xử lý, tránh bị tính nghĩa vụ không đúng. Doanh nghiệp bị nộp nhầm nên chủ động liên hệ và gửi bằng chứng để hai bên cùng xử lý.
Đã nộp tiền thuế đủ nhưng thiếu tờ khai thì có bị tính tiền chậm nộp không?
Nếu tiền đã nộp đúng thông tin và đúng hạn, số tiền đó vẫn được ghi nhận. Thiếu tờ khai chủ yếu dẫn tới vi phạm về thời hạn khai. Sau khi nộp tờ khai, kiểm tra bảng nghĩa vụ xem tiền đã được khớp đúng kỳ chưa.
Có nên thuê người kiểm tra lại toàn bộ tờ khai khi nhận việc từ kế toán cũ không?
Nếu phát hiện một kỳ “tưởng đã nộp”, khả năng còn kỳ khác tương tự là đáng kể. Một lượt rà toàn bộ các kỳ trong ba năm gần nhất tốn ít công hơn nhiều so với việc từng kỳ lần lượt lộ ra.
Tờ khai quyết toán năm thiếu nhưng tờ khai quý đủ thì sao?
Quyết toán năm là nghĩa vụ riêng, không được thay bằng các tờ khai quý. Cần nộp quyết toán năm đó, kèm báo cáo tài chính nếu còn thiếu, và kiểm tra số tạm nộp các quý so với số quyết toán.
