Rà soát trước khi đổi kế toán: bảng kiểm để không nhận lại hồ sơ “có bom”

Nên rà soát hồ sơ thuế trước khi kế toán cũ nghỉ hoặc trước khi chấm dứt hợp đồng với đơn vị dịch vụ cũ, không phải sau. Lý do đơn giản: những khoản bất thường chỉ giải thích được khi người đã ghi nó còn ở đó để trả lời. Rà sau khi người cũ đã đi, “quả bom” vẫn nằm đó nhưng không ai biết ngòi ở đâu.

Bảng kiểm dưới đây chia làm năm nhóm: quyền truy cập, nghĩa vụ đến ngày chuyển giao, dấu hiệu bất thường trong sổ, dữ liệu, và việc đang dở. Chủ doanh nghiệp làm được phần lớn, phần còn lại nên có người chuyên môn ngồi cùng.

Vì sao thời điểm đổi kế toán là thời điểm rủi ro nhất

Người làm dịch vụ nhận khách mới hay gặp một kịch bản: nhận hồ sơ, làm được vài tháng thì phát hiện một kỳ quyết toán năm trước khai sai, hoặc một loạt hoá đơn đầu vào từ người bán đã bỏ địa chỉ. Tới lúc đó, người cũ không còn liên lạc, chủ doanh nghiệp không biết, và người mới trở thành người phải giải thích một việc mình không làm.

Ba lý do khiến thời điểm này nguy hiểm:

• Tri thức nằm trong đầu một người. Vì sao khoản này hạch toán như vậy, hoá đơn kia là của lô hàng nào — không có trong sổ.
• Quyền truy cập bị đứt. Mật khẩu, chữ ký số, email nhận thông báo đều gắn với người cũ.
• Hạn nộp không dừng lại. Tháng chuyển giao thường là tháng bị trễ tờ khai nhất.

Nhóm 1: quyền truy cập phải về tay doanh nghiệp

Làm nhóm này trước ngày người cũ nghỉ. Lập danh sách mọi thứ có thể đăng nhập hoặc ký thay doanh nghiệp:

Không cần nghi ngờ ai. Đây là việc vệ sinh bắt buộc mỗi lần đổi người, giống như thu lại chìa khoá văn phòng.

Nhóm 2: nghĩa vụ tính đến ngày chuyển giao

• Danh sách tờ khai đã nộp tới kỳ gần nhất, đối chiếu với danh sách phải nộp. Kỳ nào đến hạn trong tháng chuyển giao thì ghi rõ ai nộp: người cũ hay người mới.
• Số còn phải nộp, số nộp thừa trên tài khoản thuế điện tử tại ngày chuyển giao — chụp lại, ghi ngày.
• Quyết toán năm gần nhất đã nộp chưa, báo cáo tài chính đã nộp chưa.
• Thông báo của cơ quan thuế chưa trả lời: yêu cầu giải trình, thông báo sai sót, thư mời.
• Tờ khai bảo hiểm, báo tăng giảm lao động còn treo.

Cái sai hay gặp nhất: hai bên đều nghĩ bên kia sẽ nộp tờ khai của tháng chuyển giao. Ghi tên người chịu trách nhiệm cho từng kỳ vào biên bản là hết chuyện.

Nhóm 3: mười dấu hiệu “có bom” trong sổ

Đây là những chỗ người làm dịch vụ luôn mở ra xem đầu tiên khi nhận khách. Không phải thấy là có sai, nhưng thấy thì phải hỏi người cũ ngay:

1. Tiền mặt tồn quỹ trên sổ lớn bất thường so với quy mô, trong khi thực tế két không có tiền.
2. Hàng tồn kho trên sổ không khớp kho thật, hoặc không có biên bản kiểm kê cuối năm.
3. Khoản phải thu, phải trả treo nhiều năm không có đối chiếu công nợ.
4. Khoản vay, mượn của thành viên hoặc người đại diện không có hợp đồng, không có dòng tiền qua ngân hàng.
5. Hoá đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên trả bằng tiền mặt mà vẫn khấu trừ thuế và tính vào chi phí.
6. Người bán đầu vào nay đã ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, nhất là các nhà cung cấp chỉ xuất hiện một hai lần.
7. Chi trả cho cá nhân không khấu trừ thuế, không có cam kết.
8. Lương trên sổ khác lương đóng bảo hiểm mà không có quy chế giải thích.
9. Hoá đơn đầu ra bị huỷ, điều chỉnh nhiều vào cuối kỳ, cuối năm.
10. Lỗ liên tục nhiều năm trong khi doanh nghiệp vẫn chạy bình thường.

Mỗi dấu hiệu có câu trả lời, người cũ giải thích được thì ghi lại lời giải thích và chứng từ đi kèm. Không giải thích được thì đó là việc cần xử lý, không phải việc để “người mới lo sau”.

Nhóm 4: dữ liệu và chứng từ

Dữ liệu phải được chuyển giao ở dạng người mới mở ra dùng được:

• Bản sao lưu đầy đủ dữ liệu phần mềm kế toán, kèm thông tin phiên bản phần mềm.
• Hoá đơn đầu vào, đầu ra dạng tệp gốc, xếp theo tháng.
• Sổ sách, báo cáo tài chính, tờ khai đã nộp các năm.
• Hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng.
• Chứng từ gốc bản giấy: ở đâu, xếp theo cách nào.

Kiểm tra ngay tại chỗ: mở thử bản sao lưu, chọn ngẫu nhiên ba bút toán và tìm ra chứng từ gốc của chúng. Nếu không tìm được, ghi nhận ngay vào biên bản thay vì phát hiện sau vài tháng.

Nhóm 5: việc đang dở và cam kết đang chạy

• Hồ sơ đề nghị hoàn thuế đang xử lý, hồ sơ giải trình đang chờ.
• Hoá đơn sai sót đã thông báo nhưng chưa lập hoá đơn điều chỉnh, thay thế.
• Cam kết với cơ quan thuế về thời hạn nộp bù, nộp tiền.
• Hợp đồng dịch vụ đang chạy với bên ngoài có liên quan tới thuế, như thuê làm báo cáo, thuê kiểm toán.

Việc dở dang là thứ dễ rơi nhất khi đổi người. Mỗi việc ghi rõ: đang ở bước nào, bước tiếp theo là gì, hạn khi nào, giấy tờ nằm đâu.

Chốt hiện trạng bằng văn bản và khi nào nên nhờ rà soát độc lập

Kết thúc bằng một biên bản ghi nhận hiện trạng có chữ ký của người giao, người nhận và chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật. Biên bản ghi rõ: những gì đã nhận, những gì còn thiếu, những dấu hiệu bất thường đã phát hiện và lời giải thích của người cũ nếu có.

Cần hiểu đúng giá trị của biên bản này. Với cơ quan thuế, doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm về nghĩa vụ của mình bất kể ai làm kế toán. Biên bản không miễn trách nhiệm cho doanh nghiệp; nó giúp phân định trách nhiệm nội bộ giữa người cũ, người mới và chủ, và là căn cứ khi có tranh chấp hợp đồng dịch vụ.

Nên thuê một bên độc lập rà soát trước khi chuyển giao nếu: doanh nghiệp có doanh thu lớn hoặc nhiều hoá đơn đầu vào giá trị cao; người cũ làm một mình nhiều năm không ai kiểm; hoặc quan hệ với người cũ đã căng thẳng. Chi phí một đợt rà soát thường nhỏ hơn nhiều so với một lần truy thu phát hiện muộn.