Một buổi rà soát sức khoẻ thuế không cần đoàn kiểm tra, không cần phần mềm đặc biệt. Chỉ cần mở đúng mười chỗ: trạng thái mã số thuế, tài khoản và chữ ký số, danh sách tờ khai, số còn phải nộp, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp, hoá đơn đầu ra, hoá đơn đầu vào, khấu trừ thu nhập cá nhân, lương và bảo hiểm, lưu trữ chứng từ. Xem xong, mỗi chỗ đánh một màu xanh, vàng hoặc đỏ.
Mục đích không phải là tìm ra mọi sai sót — việc đó cần thời gian và chuyên môn. Mục đích là biết chỗ nào đang đỏ để xử lý trước, thay vì đợi thông báo của cơ quan thuế mới biết. Người làm dịch vụ khi nhận một khách mới cũng bắt đầu bằng đúng vòng này.
Chuẩn bị trước buổi rà soát
Buổi rà soát thường hỏng vì một lý do rất đơn giản: không đăng nhập được. Trước ngày làm, kiểm tra:
- Chữ ký số còn hạn, cắm vào máy nhận được.
- Tên đăng nhập và mật khẩu tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn điện tử, cổng bảo hiểm xã hội, ngân hàng điện tử (quyền xem sao kê).
- Bản mềm sổ sách hoặc quyền mở phần mềm kế toán.
- Báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán năm gần nhất.
Người ngồi rà nên là chủ doanh nghiệp cùng kế toán, hoặc kế toán cùng một người ngoài có kinh nghiệm. Kế toán tự rà một mình dễ bỏ qua đúng những chỗ mình đã quen làm sai.
Ba chỗ đầu: trạng thái, tài khoản, tờ khai
1. Trạng thái mã số thuế và thông tin đăng ký. Trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, xem trạng thái đang hiển thị, cơ quan thuế quản lý, địa chỉ trụ sở. Địa chỉ trên hồ sơ có còn là nơi đang hoạt động thật không? Sau đợt sắp xếp địa giới năm 2025, nhiều địa chỉ đổi tên phường, xã; đó là chuyện ghi chép, còn điều cần kiểm là doanh nghiệp có thật sự ở đó không.
2. Tài khoản và chữ ký số. Ai đang giữ chữ ký số, ai biết mật khẩu các cổng, email và số điện thoại nhận thông báo thuế là của ai. Nếu toàn bộ nằm trong tay một người đã nghỉ hoặc sắp nghỉ, đánh đỏ ngay.
3. Danh sách tờ khai đã nộp. Tải lịch sử nộp tờ khai trên tài khoản thuế điện tử, đối chiếu với danh sách phải nộp: thuế giá trị gia tăng theo tháng hoặc quý, thuế thu nhập cá nhân nếu có trả lương, quyết toán năm, báo cáo tài chính. Thiếu một kỳ cũng là đỏ, kể cả kỳ không phát sinh.
Hai chỗ về tiền: số còn phải nộp và thuế tạm nộp
4. Số còn phải nộp, số nộp thừa. Mở phần tra cứu nghĩa vụ thuế trên tài khoản. Có ba tình huống hay gặp:
- Còn nợ nhỏ vài nghìn đồng do nộp thiếu lẻ — nhỏ nhưng vẫn là nợ, vẫn phát sinh tiền chậm nộp, và vẫn có thể chặn một số thủ tục.
- Nộp nhầm tiểu mục, nhầm kỳ — hệ thống ghi vừa thừa chỗ này vừa thiếu chỗ kia. Cần làm thủ tục điều chỉnh, không tự bù trừ trong đầu.
- Số nợ khác với sổ sách của doanh nghiệp — phải tìm cho ra nguyên nhân.
5. Thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp theo quý. Từ kỳ tính thuế 2025, Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 áp dụng thuế suất 15% cho doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% cho doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, còn lại 20%. Kiểm xem doanh nghiệp đang áp mức nào, có đúng với doanh thu thật không, và tổng số tạm nộp bốn quý có đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định không. Áp nhầm mức hay tạm nộp thiếu đều dẫn tới phải nộp thêm kèm tiền chậm nộp.
Hai chỗ về hoá đơn: đầu ra và đầu vào
6. Hoá đơn đầu ra. Tải danh sách hoá đơn đã lập trên cổng hoá đơn điện tử theo từng tháng, so với doanh thu đã kê khai. Hoá đơn có trên cổng mà không có trong tờ khai là khai thiếu; hoá đơn bị huỷ, điều chỉnh, thay thế mà chưa phản ánh vào sổ là lệch. Kiểm thêm: có hoá đơn nào sai mã số thuế người mua, sai thuế suất mà chưa xử lý không.
7. Hoá đơn đầu vào. Ba câu hỏi cho các hoá đơn lớn:
- Người bán hiện còn hoạt động không, có ở trạng thái ngừng hoạt động hay không hoạt động tại địa chỉ đăng ký không? Tra từng mã số thuế trên trang tra cứu.
- Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa? Đây là điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15, và cũng liên quan tới chi phí được trừ.
- Hàng hoá, dịch vụ trên hoá đơn có hợp đồng, biên bản giao nhận, dấu vết sử dụng thật không?
Một hoá đơn thiếu cả ba thứ trên là đỏ. Thiếu một là vàng.
Hai chỗ về người: khấu trừ thuế và bảo hiểm
8. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Kiểm hai nhóm:
- Người lao động có hợp đồng: bảng lương có áp đúng mức giảm trừ gia cảnh từ kỳ tính thuế 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc không; người phụ thuộc đã đăng ký đủ chưa.
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên có khấu trừ 10% chưa, hoặc có bản cam kết hợp lệ của người thu nhập thấp chưa. Đây là khoản hay bị bỏ sót nhất ở doanh nghiệp nhỏ thuê cộng tác viên.
9. Lương và bảo hiểm có khớp nhau không. Danh sách người nhận lương trong sổ, danh sách đóng bảo hiểm xã hội và danh sách trên tờ khai thuế thu nhập cá nhân nên kể cùng một câu chuyện. Người có lương mà không có bảo hiểm, hoặc mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn hẳn lương thật, là điểm cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế ngày càng đối chiếu được với nhau.
Chỗ thứ mười: lưu trữ và sao lưu
10. Chứng từ và dữ liệu. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Câu hỏi thực tế để tự kiểm:
- Nếu hôm nay được yêu cầu xuất trình hợp đồng và chứng từ thanh toán của một hoá đơn đầu vào ba năm trước, mất bao lâu để tìm ra?
- Dữ liệu phần mềm kế toán có bản sao lưu ở chỗ thứ hai không, lần gần nhất là khi nào?
- Hoá đơn điện tử đầu vào có được tải về lưu riêng, hay chỉ nằm trong hộp thư của một nhân viên?
Mất chứng từ không bị phát hiện ngay, nhưng khi có kiểm tra mà không xuất trình được thì chi phí có thể bị loại, thuế đầu vào có thể bị bác. Đây là loại rủi ro âm thầm nhất trong cả mười chỗ.
Ghi kết quả bằng ba màu và xếp thứ tự xử lý
Kết quả buổi rà soát nên gói gọn trong một bảng một trang:
| Màu | Nghĩa là | Xử lý |
|---|---|---|
| Đỏ | Đang thiếu nghĩa vụ, đang phát sinh tiền chậm nộp, hoặc mất quyền truy cập | Làm ngay trong tháng, giao người cụ thể |
| Vàng | Chưa sai nhưng thiếu chứng cứ, hoặc phụ thuộc vào một người | Bổ sung trong quý, đưa vào nhịp kiểm tra định kỳ |
| Xanh | Có đủ, có người chịu trách nhiệm, có bản lưu | Kiểm lại ở lần rà soát sau |
Thứ tự xử lý đỏ: quyền truy cập trước (không đăng nhập được thì không làm được gì khác), rồi tờ khai thiếu, rồi số tiền còn nợ, rồi hoá đơn. Nên tự rà mỗi quý một lần; doanh nghiệp đang có thay đổi lớn như đổi kế toán, chuyển trụ sở, chuẩn bị vay vốn thì rà ngay.
Nên nhờ người chuyên môn khi có từ ba chỗ đỏ trở lên, khi chỗ đỏ nằm ở hoá đơn đầu vào giá trị lớn, hoặc khi phát hiện lệch mà không ai trong doanh nghiệp giải thích được.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần rà đủ mười chỗ không?
Nên rà đủ, vì doanh nghiệp nhỏ thường chỉ có một người làm mọi việc nên càng dễ sót. Với doanh nghiệp ít giao dịch, mỗi chỗ chỉ mất vài phút; phần lâu nhất thường là đăng nhập được vào các cổng.
Tra nghĩa vụ thuế thấy nợ vài nghìn đồng có cần xử lý không?
Có. Khoản nhỏ vẫn là nợ thuế, vẫn tính tiền chậm nộp và vẫn có thể làm vướng thủ tục như chấm dứt mã số thuế. Tìm ra nguyên nhân, thường là nộp thiếu lẻ hoặc nộp nhầm tiểu mục, rồi nộp bổ sung hoặc đề nghị điều chỉnh.
Hoá đơn đầu vào của người bán nay đã ngừng hoạt động thì có sao không?
Chưa chắc có vấn đề. Điều quan trọng là tại thời điểm giao dịch người bán còn hoạt động, hàng hoá dịch vụ có thật và có chứng từ thanh toán. Đánh vàng, gom đủ hồ sơ chứng minh giao dịch; nếu hoá đơn lập sau khi người bán đã ngừng hoạt động thì đánh đỏ và hỏi người chuyên môn.
Tự rà có thay được kiểm toán hay dịch vụ rà soát không?
Không thay được. Tự rà giúp biết chỗ nào cần quan tâm; kiểm toán hay dịch vụ rà soát đi sâu vào từng nghiệp vụ, đối chiếu số dư và có trách nhiệm nghề nghiệp với kết luận. Kết quả tự rà là đầu vào tốt để làm việc với họ nhanh hơn.
Bao lâu nên rà một lần?
Mỗi quý một lần là nhịp hợp lý, ngay sau hạn nộp tờ khai quý. Ngoài ra nên rà ngay khi đổi kế toán, chuyển trụ sở, thay người đại diện hoặc trước khi nộp hồ sơ vay vốn.
Phát hiện tờ khai đã nộp bị sai thì làm gì?
Ghi vào cột đỏ, xác định sai ở chỉ tiêu nào và làm tăng hay giảm số thuế. Sau đó xem xét khai bổ sung theo quy định hiện hành; khai bổ sung làm tăng số thuế thì nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp tương ứng. Nên làm sớm, trước khi có quyết định kiểm tra.
