Khi công ty vẫn hoạt động mà muốn đóng một chi nhánh hay địa điểm kinh doanh, thứ tự đúng là: chốt ngày dừng → chuyển tài sản, hàng hoá, người lao động về công ty có chứng từ → hoàn tất nghĩa vụ thuế và hoá đơn của đơn vị đó → chấm dứt mã số thuế (nếu đơn vị có mã riêng) → rồi mới hoàn tất với cơ quan đăng ký kinh doanh. Làm ngược thứ tự, hồ sơ thường bị trả lại và đơn vị bị treo ở trạng thái ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt xong.
Khác với chi nhánh đã bị bỏ quên, một chi nhánh đang chạy có lợi thế lớn: còn người, còn số liệu, còn sổ sách. Vì vậy việc đóng nên được lên kế hoạch như một dự án nhỏ, với mốc ngày và người chịu trách nhiệm từng phần, thay vì để chi nhánh tự tắt dần.
Chi nhánh, địa điểm kinh doanh: đơn vị nào có nghĩa vụ riêng
Trước khi lên kế hoạch, cần biết đơn vị sắp đóng đang “mang” những gì trên hệ thống thuế:
- Chi nhánh được cấp mã số thuế 13 số. Tuỳ cách tổ chức, chi nhánh có thể tự khai một số loại thuế, tự dùng hoá đơn, có đơn vị đóng bảo hiểm xã hội riêng, có tài khoản ngân hàng riêng.
- Địa điểm kinh doanh là nơi công ty hoặc chi nhánh tiến hành hoạt động cụ thể. Có địa điểm được cấp mã số thuế riêng để kê khai, có địa điểm không; cách kê khai phụ thuộc vào vị trí so với trụ sở chính và quy định hiện hành.
- Văn phòng đại diện không kinh doanh, thường ít nghĩa vụ thuế hơn, nhưng vẫn có thể có người lao động và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Lập một bảng cho đơn vị sắp đóng: mã số thuế (nếu có), loại thuế đang tự khai, hoá đơn đang dùng, tài khoản ngân hàng, đơn vị bảo hiểm, số người lao động, hàng tồn, tài sản. Bảng này là khung cho mọi bước sau.
Có cần đóng hẳn không
Đôi khi mục tiêu thật là giảm chi phí quản lý chứ không phải rút khỏi địa phương. Khi đó có vài lựa chọn nhẹ hơn:
- Chuyển chi nhánh thành địa điểm kinh doanh trực thuộc công ty: giữ điểm bán, bỏ bớt tầng kê khai riêng. Việc này vẫn cần chấm dứt chi nhánh và đăng ký địa điểm mới, nhưng không mất sự hiện diện.
- Gom kê khai về trụ sở nếu quy định cho phép, giữ chi nhánh nhưng giảm việc giấy tờ tại chỗ.
- Tạm ngừng nếu chỉ dừng trong một thời gian rồi mở lại, thay vì đóng rồi lập mới.
Chọn cách nào cũng cần hỏi thêm cơ quan thuế quản lý đơn vị đó về cách kê khai sau thay đổi, vì phân bổ nghĩa vụ thuế giữa các địa phương có quy định riêng.
Lập mốc thời gian đóng
| Mốc | Việc chính |
|---|---|
| Ra quyết định | Quyết định chấm dứt hoạt động của công ty; phân công người phụ trách phần thuế, nhân sự, tài sản |
| Trước ngày dừng bán | Báo khách hàng, nhà cung cấp; thoả thuận chuyển hợp đồng đang chạy về công ty; báo người lao động theo thời hạn luật lao động |
| Ngày dừng bán | Không lập thêm hoá đơn mới từ chi nhánh; kiểm kê hàng tồn, tài sản, tiền mặt |
| Sau ngày dừng | Điều chuyển tài sản, hàng hoá về công ty; chốt công nợ; chốt bảo hiểm; khai và quyết toán các loại thuế chi nhánh tự khai |
| Khi nghĩa vụ đã xong | Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế; nhận thông báo; hoàn tất thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh |
Không cần theo đúng từng ngày, nhưng cần giữ thứ tự. Việc hay bị đảo nhất là nộp hồ sơ với cơ quan đăng ký kinh doanh ngay sau khi ra quyết định, trong khi phần thuế chưa bắt đầu.
Tài sản, hàng tồn và công nợ chuyển về công ty
Đây là phần tạo ra nhiều câu hỏi nhất khi công ty bị kiểm tra sau này, vì hàng và tài sản “đi đâu” phải có chứng từ.
- Hàng tồn kho: kiểm kê tại ngày dừng, lập biên bản; điều chuyển về công ty hoặc chi nhánh khác bằng chứng từ vận chuyển nội bộ theo quy định về hoá đơn, chứng từ. Hàng hỏng, hết hạn thì lập biên bản xử lý riêng.
- Tài sản cố định: điều chuyển về công ty theo giá trị còn lại trên sổ; tài sản thanh lý tại chỗ thì lập hoá đơn bán như giao dịch bình thường.
- Công nợ: khách hàng đang nợ chi nhánh, nhà cung cấp chi nhánh đang nợ — đối chiếu, xác nhận, thống nhất bên nào tiếp tục thu, trả sau khi chi nhánh đóng.
- Tiền: chuyển số dư tài khoản chi nhánh về tài khoản công ty trước khi đóng tài khoản; quỹ tiền mặt kiểm kê và nộp về.
Mỗi bút toán chuyển về phải khớp ở cả hai đầu: sổ chi nhánh ghi giảm, sổ công ty ghi tăng, cùng số, cùng ngày.
Người lao động, hợp đồng, con dấu và tài khoản
- Người lao động: chuyển về làm việc cho công ty (ký lại hoặc phụ lục hợp đồng) hoặc chấm dứt hợp đồng theo luật lao động. Nếu chi nhánh là đơn vị đóng bảo hiểm riêng, chốt quá trình đóng ở chi nhánh và báo tăng ở công ty để sổ bảo hiểm không bị đứt.
- Thuế thu nhập cá nhân: nếu chi nhánh tự khai khấu trừ, quyết toán phần đã trả tới ngày dừng; người chuyển về công ty cần được theo dõi liền mạch để quyết toán năm không bị tách đôi rối rắm.
- Hợp đồng đang chạy do người đứng đầu chi nhánh ký theo uỷ quyền: làm văn bản chuyển giao sang công ty, thông báo cho đối tác.
- Con dấu chi nhánh (nếu có) và tài khoản ngân hàng: thu hồi, đóng, lưu biên bản.
- Chữ ký số cấp cho chi nhánh: giữ cho tới khi xong phần hồ sơ thuế, sau đó mới dừng.
Hồ sơ thuế và hoá đơn của đơn vị đóng
- Kê khai và quyết toán các loại thuế đơn vị tự khai tới thời điểm chấm dứt. Nếu đơn vị không tự khai, công ty ghi nhận số liệu của đơn vị vào hồ sơ của mình.
- Nộp đủ số thuế còn phải nộp của đơn vị, kể cả tiền chậm nộp nếu có. Nếu có số nộp thừa, hỏi cơ quan thuế cách xử lý để bù trừ về công ty.
- Hoá đơn: rà hoá đơn đã lập còn sai sót và xử lý trước ngày chấm dứt; dừng sử dụng hoá đơn của đơn vị.
- Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị theo thủ tục đăng ký thuế đang áp dụng (Thông tư 90/2026/TT-BTC từ 1/7/2026); chờ thông báo của cơ quan thuế.
- Hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Với chi nhánh ở tỉnh khác, mọi việc ở bước 1–4 làm với cơ quan thuế quản lý chi nhánh, không phải nơi công ty đặt trụ sở.
Sau khi đóng: kiểm tra lại và lưu trữ
Vài tuần sau khi nhận thông báo, tự kiểm tra ba chỗ:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế, nhập mã 13 số của đơn vị: trạng thái đã chuyển sang chấm dứt chưa.
- Tài khoản thuế điện tử của công ty: không còn nghĩa vụ treo mang mã của đơn vị.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn của đơn vị đã dừng.
Toàn bộ chứng từ, sổ sách, hoá đơn của chi nhánh phải được đưa về lưu cùng hồ sơ công ty. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán; chi nhánh đóng cửa không làm thời hạn đó ngắn lại. Nếu chi nhánh đang ở tình trạng bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ, cách xử lý khác một chút, đã trình bày trong bài chi nhánh bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ.
Câu hỏi thường gặp
Đóng chi nhánh có cần thông báo cho khách hàng bằng văn bản không?
Nên có. Khách hàng cần biết từ ngày nào hoá đơn sẽ do công ty lập thay cho chi nhánh, và bên nào tiếp tục thu, trả công nợ. Văn bản này cũng là bằng chứng khi đối chiếu sau này.
Hàng tồn của chi nhánh chuyển về công ty có phải xuất hoá đơn không?
Điều chuyển hàng nội bộ giữa đơn vị phụ thuộc và công ty thường dùng chứng từ vận chuyển nội bộ theo quy định về hoá đơn, chứng từ; có trường hợp phải lập hoá đơn tuỳ cách tổ chức kê khai. Nên hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý để dùng đúng chứng từ.
Chi nhánh còn số thuế nộp thừa thì mất luôn à?
Không mất. Số nộp thừa có thể được bù trừ hoặc hoàn theo quy định. Cần đề nghị trước khi chấm dứt mã số thuế của chi nhánh, vì sau đó việc xử lý phức tạp hơn.
Người đứng đầu chi nhánh nghỉ việc trước khi đóng xong thì sao?
Công ty cử người khác phụ trách và cập nhật thông tin người đứng đầu nếu cần. Nên lập biên bản bàn giao hồ sơ chi nhánh trước khi người cũ nghỉ, để không mất tài liệu giữa chừng.
Đóng địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng có cần làm gì với thuế không?
Việc chính là thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh và điều chỉnh phần kê khai liên quan tới địa điểm đó trong hồ sơ của công ty. Nếu địa điểm có sử dụng hoá đơn, máy tính tiền hay có phân bổ thuế cho địa phương, cần xử lý các phần đó trước.
Có thể nộp hồ sơ chấm dứt chi nhánh với cơ quan đăng ký kinh doanh trước để tiết kiệm thời gian không?
Thường không tiết kiệm được. Cơ quan đăng ký kinh doanh cần thông tin chi nhánh đã hoàn tất nghĩa vụ thuế; nộp trước thì hồ sơ dễ bị trả lại hoặc treo.
