Luật Kế toán yêu cầu chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính được lưu ít nhất 10 năm, và nghĩa vụ lưu trữ này không chấm dứt cùng công ty. Khi công ty giải thể, người quyết định giải thể — chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông — cần chỉ định rõ ai giữ, giữ những gì và giữ ở đâu, thường giao cho người đại diện theo pháp luật cuối cùng, chủ sở hữu hoặc một thành viên cụ thể.
Việc này nên được ghi thẳng vào quyết định giải thể hoặc biên bản thanh lý, kèm biên bản giao nhận tài liệu. Và phần quan trọng nhất phải làm trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế: tải về toàn bộ dữ liệu điện tử — tờ khai, thông báo, hoá đơn — vì sau khi đóng, việc đăng nhập và lấy lại có thể khó hơn nhiều.
Vì sao phải giữ khi công ty đã không còn
Nhiều người nghĩ đóng công ty xong thì xếp hồ sơ vào bao tải, để ai đó cất hoặc bỏ luôn. Nhưng hồ sơ cũ vẫn có người cần đến:
- Bên mua cũ của công ty bị cơ quan thuế hỏi về hoá đơn đã nhận, cần bản hợp đồng, biên bản giao hàng để chứng minh giao dịch thật.
- Người lao động cũ cần xác nhận thời gian làm việc, thu nhập, số thuế đã khấu trừ để quyết toán hoặc giải quyết chế độ bảo hiểm.
- Chính các thành viên, người đại diện nếu sau này có câu hỏi về tính trung thực của hồ sơ giải thể: tài liệu kế toán là bằng chứng rằng nghĩa vụ đã được thanh toán đúng.
- Tranh chấp dân sự với đối tác, chủ nhà, nhà cung cấp phát sinh sau khi đóng.
Không còn hồ sơ, những người này không có gì để đưa ra — và người bị hỏi đầu tiên thường là người từng đứng tên đại diện.
Giữ những gì: bảng phân loại
| Nhóm tài liệu | Dạng lưu nên chọn | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sổ kế toán, báo cáo tài chính các năm, quyết toán thuế | Bản điện tử có chữ ký số, kèm bản giấy nếu đã in ký | Là “xương sống”, nên có ít nhất hai bản ở hai nơi |
| Chứng từ gốc: phiếu thu chi, hợp đồng, biên bản giao nhận, bảng lương | Bản giấy gốc, có thể scan thêm | Phần cồng kềnh nhất; xếp theo năm, theo tháng |
| Hoá đơn điện tử đầu ra, đầu vào | Tệp gốc định dạng hoá đơn điện tử kèm bản thể hiện | Tải từ cổng hoá đơn và từ phần mềm lập hoá đơn trước khi đóng |
| Tờ khai, thông báo, quyết định của cơ quan thuế | Tệp tải từ tài khoản thuế điện tử | Gồm cả thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế |
| Hồ sơ giải thể: quyết định, biên bản thanh lý, xác nhận của các cơ quan | Bản giấy gốc và bản scan | Chứng minh quá trình đóng đã hoàn tất đúng trình tự |
| Dữ liệu phần mềm kế toán | Tệp sao lưu gốc và bản xuất ra dạng bảng tính | Tệp gốc có thể không mở được khi hết hạn thuê phần mềm; bản xuất đọc được lâu dài |
Thời hạn lưu cụ thể của từng loại tài liệu (có loại lâu hơn, có loại ngắn hơn 10 năm) được quy định trong văn bản hướng dẫn Luật Kế toán. Khi không chắc, cách an toàn là giữ tất cả ít nhất 10 năm tính từ khi kết thúc năm tài chính cuối cùng.
Trường hợp của bạn thuộc nhóm nào
| Tình huống | Nên đi hướng nào | Việc đầu tiên |
|---|---|---|
| Đang chuẩn bị giải thể, chưa nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế | Tải toàn bộ dữ liệu điện tử và chỉ định người giữ ngay trong quyết định giải thể | Lập danh mục tài liệu và danh sách tài khoản cần tải |
| Công ty một chủ, chủ sở hữu là cá nhân | Chủ sở hữu tự giữ, hoặc giao cho người thân tin cậy có văn bản | Dành một chỗ khô ráo cố định, ghi chỗ đó vào biên bản |
| Công ty nhiều thành viên, không ai muốn giữ | Biểu quyết chọn một người giữ, các thành viên khác nhận bản sao điện tử | Đưa nội dung này vào biên bản họp thông qua giải thể |
| Đã giải thể xong, hồ sơ đang nằm ở đơn vị dịch vụ kế toán | Nhận lại về tay người được chỉ định, có biên bản | Gửi yêu cầu bàn giao kèm danh mục, hẹn ngày nhận |
| Đã giải thể xong, không rõ hồ sơ đang ở đâu | Dựng lại phần điện tử có thể tải, lập văn bản ghi nhận phần không tìm thấy | Liên hệ kế toán cũ, thành viên cũ, ngân hàng; ghi lại kết quả từng nơi |
Tải dữ liệu điện tử: làm trước khi chấm dứt mã số thuế
Đây là bước dễ bị bỏ qua nhất vì lúc làm giải thể ai cũng mệt và muốn xong. Thứ tự hợp lý:
- Tài khoản thuế điện tử: tải tất cả tờ khai đã nộp của mọi năm, thông báo chấp nhận, thông báo của cơ quan thuế, chứng từ nộp tiền, bảng tra cứu nghĩa vụ ở thời điểm đã hết nợ.
- Cổng hoá đơn điện tử: tải danh sách và tệp hoá đơn đầu ra, đầu vào theo từng năm.
- Phần mềm lập hoá đơn của nhà cung cấp dịch vụ: xuất tệp gốc hoá đơn đã lập, vì hợp đồng dịch vụ sẽ chấm dứt cùng công ty.
- Phần mềm kế toán: sao lưu tệp gốc, xuất sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh từng năm sang dạng bảng tính hoặc tệp đọc được.
- Ngân hàng: xin sao kê toàn bộ thời gian hoạt động trước khi đóng tài khoản.
- Bảo hiểm xã hội: lưu hồ sơ chốt số, danh sách người lao động và xác nhận đã hoàn tất.
- Hộp thư công ty: xuất toàn bộ thư nhận hoá đơn và thư trao đổi với cơ quan thuế trước khi dừng dịch vụ thư.
Sau đó mở thử từng tệp trên một máy khác. Một bản sao lưu chưa từng mở thử là bản sao lưu chưa chắc tồn tại.
Giữ ở đâu cho mười năm
- Bản giấy: thùng kín, đặt trên kệ cách mặt sàn, tránh chỗ ẩm và mối mọt. Dán nhãn ghi năm, loại tài liệu. Mười năm là đủ lâu để một nhà kho “tạm” bị dọn đi hai lần.
- Bản điện tử: ít nhất hai nơi, ví dụ một ổ cứng rời và một dịch vụ lưu trữ trực tuyến đứng tên người giữ hồ sơ, có mật khẩu. Kiểm tra mở được mỗi năm một lần.
- Danh mục: một trang liệt kê cái gì nằm ở đâu, giao bản chụp cho các thành viên cũ.
- Người dự phòng: nếu người giữ đi xa, ốm hoặc mất, ai biết chỗ để hồ sơ? Ghi tên người thứ hai trong biên bản.
Nếu thuê đơn vị lưu trữ, hợp đồng nên ghi rõ thời hạn, quyền truy cập, và cách bàn giao lại khi chấm dứt hợp đồng — vì chủ hợp đồng lúc đó là cá nhân, không còn là công ty.
Ghi vào quyết định giải thể và biên bản giao nhận
Một đoạn ngắn trong quyết định giải thể hoặc biên bản họp thông qua giải thể là đủ, nhưng phải có đủ bốn ý:
- Người nhận giữ tài liệu kế toán: họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ liên hệ.
- Phạm vi tài liệu: dẫn chiếu tới danh mục đính kèm.
- Nơi lưu bản giấy và bản điện tử.
- Cách các thành viên cũ, người lao động cũ yêu cầu xem hoặc trích lục khi cần.
Kèm theo là biên bản giao nhận giữa người đang giữ (kế toán, đơn vị dịch vụ, người đại diện) và người nhận giữ lâu dài, ký ngày giao, liệt kê số thùng, số tệp. Tài liệu này nên được giữ cùng với chính hồ sơ.
Những cái sai hay gặp và tự kiểm tra ở đâu
- Để hồ sơ lại cho đơn vị dịch vụ kế toán mà không nói gì. Vài năm sau đơn vị đó chuyển văn phòng, đổi người, hồ sơ thất lạc.
- Chỉ giữ bản điện tử của phần mềm, không có bản xuất đọc được. Hết hạn bản quyền là không mở ra được.
- Tiêu huỷ chứng từ ngay sau khi nhận thông báo chấm dứt mã số thuế, vì nghĩ “đã xong với thuế”. Thời hạn lưu trữ tính theo Luật Kế toán, không theo ngày đóng mã số thuế.
- Không ai biết mật khẩu ổ lưu trữ ngoài một người. Người đó nghỉ, dữ liệu coi như mất.
Trước khi đóng, tự kiểm lại ở tài khoản thuế điện tử (đã tải đủ tờ khai, thông báo chưa), cổng hoá đơn điện tử (số hoá đơn tải về có khớp số trên hệ thống không), và trang tra cứu thông tin người nộp thuế sau khi đóng để lưu lại trạng thái cuối cùng kèm ngày tra. Nếu cần tra thời hạn lưu từng loại, bảng tổng hợp ở danh mục lưu trữ chứng từ trên Thuế Chuẩn là chỗ bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ phải lưu 10 năm tính từ khi nào?
Thời hạn lưu trữ thường tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc từ khi kết thúc công việc theo quy định hướng dẫn Luật Kế toán. Với công ty giải thể, cách an toàn là tính từ cuối năm tài chính cuối cùng cho toàn bộ tài liệu.
Có được scan rồi huỷ bản giấy để đỡ chỗ không?
Tài liệu kế toán điện tử hợp lệ có thể lưu dạng điện tử, nhưng chứng từ gốc bằng giấy thì việc thay thế bằng bản scan phải theo đúng quy định về lưu trữ và tiêu huỷ. Không chắc thì giữ bản giấy; bản scan chỉ nên là bản dự phòng.
Người giữ hồ sơ có bị cơ quan thuế gọi lên làm việc không?
Cơ quan thuế có thể cần tài liệu khi xác minh giao dịch của đối tác cũ hoặc khi xem lại hồ sơ giải thể. Người giữ hồ sơ khi đó cung cấp tài liệu theo yêu cầu; trách nhiệm về nghĩa vụ thuế vẫn gắn với những người luật quy định, không tự chuyển sang người giữ hồ sơ.
Sau khi đóng mã số thuế còn đăng nhập tài khoản thuế điện tử được không?
Không nên trông chờ vào việc đó. Chính sách truy cập sau khi chấm dứt có thể thay đổi, và chữ ký số của công ty cũng sẽ hết hạn. Hãy tải tất cả trước khi nộp hồ sơ chấm dứt.
Hết 10 năm thì huỷ hồ sơ thế nào?
Tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu nên có biên bản ghi rõ loại tài liệu, năm, cách huỷ. Trước khi huỷ, kiểm tra xem có tranh chấp hay yêu cầu nào còn liên quan tới giai đoạn đó không.
Công ty chưa từng có doanh thu thì có cần giữ gì không?
Vẫn nên giữ báo cáo tài chính, tờ khai, hồ sơ góp vốn, sao kê ngân hàng và hồ sơ giải thể. Khối lượng ít nên giữ không tốn công, nhưng thiếu chúng thì khó chứng minh công ty đã đóng đúng trình tự khi có người hỏi.
