Đóng một quán cà phê hay nhà hàng chạy dưới hình thức công ty cần làm theo thứ tự: chốt ngày ngừng bán → thanh lý thiết bị và nguyên liệu có chứng từ → thanh lý hợp đồng thuê mặt bằng → chốt tiền công, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm của nhân viên → quyết toán và nộp đủ thuế → chấm dứt mã số thuế → giải thể. Hầu hết hồ sơ bị kẹt vì bước thanh lý thiết bị làm "miệng", không có hoá đơn.
Ngành ăn uống có đặc thù là tài sản nhỏ lẻ nhưng nhiều, nhân viên xoay vòng nhanh, nhiều người làm theo giờ, và mặt bằng thường thuê của cá nhân. Mỗi đặc thù là một chỗ dễ sót khi đóng cửa vội.
Chốt ngày ngừng bán và báo cho đúng người
Ngày ngừng bán là mốc của mọi việc sau đó: hoá đơn cuối cùng, ca làm cuối cùng, nguyên liệu tồn cuối cùng. Nên chọn ngày cuối tháng hoặc cuối quý để kỳ kê khai cuối gọn.
Trước ngày đó:
- Báo nhân viên theo thời hạn báo trước trong hợp đồng lao động.
- Báo nhà cung cấp cà phê, sữa, thực phẩm để dừng giao hàng và chốt công nợ.
- Báo đơn vị cung cấp phần mềm bán hàng, máy tính tiền về thời điểm ngừng.
- Dừng các kênh giao đồ ăn qua ứng dụng, tải báo cáo doanh thu của kênh đó về lưu.
Nếu công ty còn định giữ pháp nhân một thời gian trước khi quyết định giải thể, có thể đăng ký tạm ngừng kinh doanh thay vì bỏ trống. Bỏ trống mà không làm gì là con đường thẳng tới trạng thái 06.
Thanh lý thiết bị: hoá đơn cho từng lần bán
Máy pha cà phê, máy xay, tủ mát, bếp công nghiệp, bàn ghế, điều hoà là tài sản của công ty. Khi bán lại, công ty phải lập hoá đơn, kể cả khi người mua là cá nhân mua lại vài món.
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Bán cả gian bếp cho một người mở quán mới | Một hoá đơn liệt kê từng thiết bị, giá bán theo thoả thuận |
| Bán lẻ cho nhiều người qua mạng rao vặt | Lập hoá đơn cho từng lần bán, lưu chứng từ nhận tiền |
| Thiết bị hỏng, không bán được | Biên bản kiểm kê, đánh giá tình trạng và thanh lý huỷ, có ảnh chụp |
| Chủ quán giữ lại dùng riêng | Là công ty chuyển tài sản cho cá nhân, cần có mua bán hoặc thủ tục chia tài sản khi giải thể |
Tài sản cố định còn giá trị trên sổ mà bán với giá thấp hơn sẽ phát sinh khoản lỗ thanh lý; bán cao hơn thì có lãi, tính vào thu nhập khác. Giá bán nên sát giá thị trường của đồ đã qua sử dụng, có tin rao hoặc báo giá làm căn cứ, tránh bán rẻ bất thường cho người quen.
Tiền cọc mặt bằng và hợp đồng thuê
Có ba khả năng khi trả mặt bằng:
- Nhận lại đủ tiền cọc: không phải doanh thu, chỉ là thu hồi khoản đã đặt. Lưu biên bản thanh lý hợp đồng và chứng từ nhận tiền về tài khoản công ty.
- Chủ nhà giữ một phần cọc do trả trước hạn: phần bị giữ là khoản bồi thường, phạt vi phạm hợp đồng. Biên bản thanh lý phải ghi rõ lý do và số tiền để công ty có căn cứ ghi nhận.
- Chủ nhà giữ toàn bộ cọc để trừ tiền thuê tháng cuối: vẫn phải có biên bản cấn trừ, để tiền thuê tháng cuối có chứng từ.
Với mặt bằng thuê của cá nhân, xem lại hợp đồng xem bên nào khai và nộp thuế cho thuê tài sản. Nếu hợp đồng thoả thuận công ty khai thay, các kỳ cuối cùng cũng phải khai đủ trước khi công ty chấm dứt. Tiền cọc nhận lại hãy yêu cầu chuyển về tài khoản công ty, không nhận vào tài khoản cá nhân của chủ quán — đó là tiền của công ty, và trong hồ sơ giải thể nó cần xuất hiện ở đúng chỗ.
Nhân viên phục vụ, pha chế, nhân viên theo giờ
Quán ăn uống thường có hai nhóm người làm:
- Nhân viên có hợp đồng lao động: chốt lương, trả trợ cấp theo quy định nếu có, chốt sổ bảo hiểm xã hội. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tháng cuối, và cung cấp chứng từ khấu trừ nếu người lao động cần để tự quyết toán.
- Nhân viên thời vụ, theo giờ, không có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần thuộc diện khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân, trừ trường hợp người đó làm cam kết thu nhập thấp theo mẫu tại thông tư hiện hành. Nhiều quán trả theo tuần dưới mức này nên không khấu trừ, nhưng vẫn phải có bảng chấm công, bảng ký nhận và kê khai trên tờ khai khấu trừ.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty đến thời điểm chấm dứt là bước bắt buộc trước khi xin chấm dứt mã số thuế. Bảng chấm công của nhân viên theo giờ hay bị thất lạc nhất; nếu quán dùng phần mềm chấm công, tải dữ liệu về trước khi huỷ gói dịch vụ.
Nguyên liệu tồn, rượu bia và hàng hết hạn
- Bán lại cho quán khác hoặc cho nhà cung cấp: lập hoá đơn.
- Trả lại nhà cung cấp: theo thoả thuận, có hoá đơn điều chỉnh hoặc chứng từ trả hàng tương ứng.
- Huỷ hàng hết hạn, hư hỏng: biên bản kiểm kê, biên bản huỷ có người chứng kiến và ảnh chụp.
- Nhân viên, chủ quán dùng hết trong những ngày cuối: ghi nhận như tiêu dùng nội bộ, không để "mất tích" trên sổ.
Với quán nhỏ, lượng nguyên liệu tồn không lớn, nhưng nếu không có biên bản thì hàng tồn trên sổ và hàng thực tế sẽ lệch, và người xem hồ sơ quyết toán sẽ hỏi.
Thủ tục thuế theo thứ tự
- Kiểm tra trên cổng hoá đơn điện tử không còn hoá đơn nào sai sót chưa xử lý; hoá đơn cuối cùng lập đúng ngày.
- Nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân các kỳ đến thời điểm ngừng.
- Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân đến thời điểm chấm dứt hoạt động.
- Nộp đủ số thuế còn phải nộp, tiền chậm nộp nếu có.
- Đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế, xử lý hoá đơn còn lại theo quy định.
- Hoàn tất giải thể với cơ quan đăng ký kinh doanh sau khi có thông báo chấm dứt.
Quán có địa điểm kinh doanh khác (quán thứ hai, quầy trong trung tâm thương mại) thì đóng các địa điểm đó trước.
Sang nhượng quán thay vì đóng: khác nhau ở đâu
Nhiều chủ quán "sang nhượng" cho người khác: người mới trả một khoản để nhận lại mặt bằng, thiết bị, có khi cả tên quán. Về thuế, cần tách rõ người mới đang mua cái gì:
- Mua thiết bị, đồ dùng: công ty bán tài sản, lập hoá đơn.
- Nhận lại hợp đồng thuê mặt bằng: thường là chấm dứt hợp đồng cũ, người mới ký hợp đồng mới với chủ nhà. Khoản "tiền sang mặt bằng" mà công ty nhận được cần có chứng từ và ghi nhận đúng bản chất.
- Mua lại cả công ty: đó là chuyển nhượng phần vốn góp, không phải đóng quán; công ty tiếp tục tồn tại với chủ mới.
Nhận tiền sang nhượng bằng tiền mặt, không có chứng từ, vào tay chủ quán là cách làm phổ biến nhưng để lại lỗ hổng: công ty mất tài sản trên sổ mà không có khoản thu tương ứng.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi nộp hồ sơ giải thể
Mở tài khoản thuế điện tử xem số còn phải nộp phải bằng không và không còn tờ khai nào thiếu; mở cổng hoá đơn điện tử xem hoá đơn cuối cùng và tình trạng sử dụng; tra trang tra cứu thông tin người nộp thuế sau khi có thông báo chấm dứt để chắc trạng thái đã cập nhật. Giữ lại hồ sơ kế toán theo thời hạn lưu trữ của Luật Kế toán — chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm — dù công ty đã giải thể.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ, thiết bị cũ, bán vài triệu có cần lập hoá đơn không?
Có. Công ty bán tài sản là hoạt động bán hàng, phải lập hoá đơn bất kể giá trị lớn nhỏ. Không lập hoá đơn thì khoản thu đó không có chứng từ và tài sản trên sổ không được ghi giảm đúng.
Tiền cọc mặt bằng nhận lại có phải nộp thuế không?
Tiền cọc nhận lại là thu hồi khoản đã đặt, không phải doanh thu. Chỉ cần biên bản thanh lý hợp đồng và chứng từ nhận tiền về tài khoản công ty.
Nhân viên theo giờ không để lại thông tin cá nhân thì kê khai thế nào?
Để khai được thu nhập đã trả, công ty cần thông tin định danh của người nhận. Nếu thiếu, cố gắng liên hệ bổ sung; trường hợp không bổ sung được cần hỏi cơ quan thuế cách xử lý. Từ nay nên thu thông tin ngay khi nhận người.
Có thể giải thể khi còn tiền thuê mặt bằng chưa trả không?
Giải thể đòi hỏi công ty thanh toán hết các khoản nợ, trong đó có nợ chủ nhà. Phải trả xong hoặc có thoả thuận thanh lý với chủ nhà trước khi hoàn tất hồ sơ.
Chủ quán giữ lại máy pha cà phê để dùng ở nhà có được không?
Được, nhưng máy là tài sản của công ty. Chủ quán mua lại có hoá đơn, hoặc nhận như một phần tài sản còn lại được chia khi giải thể theo biên bản. Không nên mang về mà không có chứng từ.
Quán đang được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp thì khi đóng có phải quyết toán không?
Có. Miễn thuế là miễn số phải nộp theo điều kiện, không miễn nghĩa vụ lập báo cáo và quyết toán. Hồ sơ chấm dứt mã số thuế vẫn cần quyết toán đến thời điểm chấm dứt.
