Doanh nghiệp làm theo mùa vụ, nhiều tháng không có doanh thu: giữ hồ sơ thuế thế nào

Doanh nghiệp làm theo mùa vụ vẫn phải giữ nhịp hồ sơ thuế cả trong những tháng không có doanh thu: tờ khai định kỳ vẫn nộp dù số liệu bằng không (trừ những loại luật cho phép không nộp khi không phát sinh), chi phí mùa thấp vẫn phải có chứng từ, và địa chỉ đăng ký vẫn phải có người. Mùa thấp là mùa nghỉ của bán hàng, không phải mùa nghỉ của hồ sơ.

Tin tốt là mùa thấp lại là lúc tốt nhất để làm những việc mà mùa cao không ai có thời gian: đối chiếu, dọn hoá đơn sai sót, chuẩn bị quyết toán. Doanh nghiệp theo mùa mà tận dụng được nhịp này thường có hồ sơ gọn hơn doanh nghiệp đều đặn quanh năm.

Tờ khai trong những kỳ không có doanh thu

Hạn nộp theo Luật Quản lý thuế: tờ khai tháng ngày 20 tháng sau, tờ khai quý ngày cuối cùng tháng đầu quý sau. Tờ khai không phát sinh mà nộp trễ vẫn bị xử phạt về thời hạn nộp hồ sơ. Lỗi phổ biến nhất của doanh nghiệp theo mùa là quên nộp tờ khai “số không” của những tháng vắng.

Mua trước mùa: thuế giá trị gia tăng đầu vào và hàng tồn

Doanh nghiệp theo mùa thường mua nguyên liệu, hàng hoá, thuê kho từ trước mùa vài tháng. Hệ quả:

• Thuế giá trị gia tăng đầu vào lớn trong các kỳ chưa có đầu ra, tạo số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Đây không phải tiền nộp thừa; nó được khấu trừ dần khi mùa bán tới. Trường hợp được hoàn thuế có điều kiện riêng theo luật.
• Chứng từ thanh toán: hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ. Mua nông sản, vật tư của người quen bằng tiền mặt là chỗ hay mất quyền khấu trừ.
• Mua của người không có hoá đơn (ví dụ nông dân trực tiếp bán sản phẩm tự sản xuất): lập bảng kê theo quy định để làm căn cứ chi phí, có đủ thông tin người bán.
• Hàng tồn qua ranh giới năm tài chính: kiểm kê cuối năm phải khớp sổ. Hàng hư hỏng, hao hụt do để lâu cần biên bản xử lý.

Lao động thời vụ và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Mùa cao thường kéo theo thuê nhiều người ngắn ngày. Những điểm cần giữ:

1. Có hợp đồng hoặc thoả thuận bằng văn bản, kể cả với người làm vài tuần.
2. Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho người không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng. Người có tổng thu nhập thấp được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để tạm chưa khấu trừ — cam kết phải đúng mẫu, đúng người, và được lưu giữ.
3. Thông tin định danh của từng người: từ 1/7/2025, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân.
4. Chứng từ chi trả: danh sách ký nhận hoặc chuyển khoản; chi tiền mặt cho nhiều người mà không có ký nhận là chi phí dễ bị loại.
5. Quyết toán năm của tổ chức phải kê khai cả những người thời vụ này.

Địa chỉ và văn phòng trong mùa thấp

Nhiều cơ sở theo mùa đóng cửa văn phòng vài tháng, nhân viên về quê hết. Nếu đúng lúc đó cơ quan thuế đến xác minh, doanh nghiệp có thể bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký — với hệ quả về hoá đơn và nhiều việc khác.

• Giữ biển hiệu, người nhận thư, số điện thoại liên hệ có người nghe trong suốt mùa thấp.
• Nếu thật sự nghỉ hẳn một thời gian, cân nhắc thủ tục tạm ngừng kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh. Tạm ngừng có thủ tục, thời hạn thông báo và hệ quả riêng về kê khai, không phải công tắc bật tắt tuỳ ý; cách làm có thể xem thêm ở mục Tạm ngừng kinh doanh trên Cổng Thuế.
• Chi phí duy trì trong mùa thấp (thuê kho, bảo trì, bảo vệ) vẫn là chi phí phục vụ kinh doanh nếu có chứng từ và gắn với hoạt động của doanh nghiệp.

Dùng mùa thấp để dọn hồ sơ: lịch mười hai tháng

Giả sử một doanh nghiệp có mùa cao từ tháng 10 đến tháng 2 năm sau (hàng Tết, du lịch cuối năm). Một cách chia việc:

Điểm vướng: với năm tài chính theo năm dương lịch, quyết toán rơi đúng cuối mùa cao, khi mọi người còn mệt. Luật Kế toán cho phép năm tài chính không trùng năm dương lịch trong khuôn khổ quy định; doanh nghiệp theo mùa có thể cân nhắc, nhưng cần hỏi kỹ thủ tục và hệ quả trước khi đổi.

Ví dụ giả định: một cơ sở dịch vụ du lịch biển

Giả sử một công ty nhỏ cho thuê thuyền và tổ chức tour biển, doanh thu tập trung từ tháng 4 đến tháng 8, các tháng còn lại gần như không có khách. Công ty khai thuế giá trị gia tăng theo quý.

• Quý 1: không có doanh thu, nhưng mua sơn, phụ tùng bảo dưỡng thuyền, trả tiền thuê bến. Công ty vẫn nộp tờ khai quý, kê khai thuế đầu vào, số còn được khấu trừ chuyển sang quý 2.
• Quý 2 và 3: thuê thêm hướng dẫn viên, thuyền viên thời vụ; khấu trừ 10% với các khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho người không ký hợp đồng lao động, một số người làm cam kết thu nhập thấp. Hoá đơn lập theo từng tour đã hoàn thành hoặc theo tiền khách đặt trước.
• Quý 4: văn phòng vẫn mở hai buổi mỗi tuần, có người nhận thư. Kế toán dùng thời gian này để đối chiếu công nợ với đại lý bán tour, xử lý hoá đơn sai sót và chuẩn bị số liệu quyết toán.

Nhờ nhịp này, tháng 3 năm sau quyết toán gần như chỉ còn là tổng hợp, thay vì dựng lại cả năm trong vài tuần.

Lỗ mùa thấp, lãi mùa cao: tạm nộp và quyết toán

Doanh nghiệp theo mùa thường có quý lỗ và quý lãi lớn. Vài điều cần nhớ:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo năm; lỗ quý này bù lãi quý khác trong cùng năm.
• Tạm nộp theo quý nên ước theo cả năm, không chỉ theo quý đang có lãi. Tổng tạm nộp thấp hơn nhiều so với số quyết toán có thể phát sinh tiền chậm nộp trên phần chênh theo quy định.
• Nếu năm tài chính cắt ngang mùa cao, doanh thu và chi phí của cùng một mùa rơi vào hai năm — cần ghi nhận đúng kỳ theo thời điểm giao hàng, cung cấp dịch vụ, không dồn cho năm nào “đẹp” hơn.

Tự kiểm tra ở đâu: tài khoản thuế điện tử (tờ khai các tháng vắng đã nộp đủ chưa, số còn được khấu trừ chuyển kỳ), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn đầu vào của giai đoạn mua trước mùa), trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái mã số thuế sau mùa thấp — nên tra một lần mỗi năm vào đầu mùa cao).