Chủ công ty bỏ tiền túi nộp nợ thuế thay công ty: nộp và ghi sổ thế nào cho khỏi rối

Chủ công ty dùng tiền riêng để trả nợ thuế cho công ty là chuyện làm được, và nhiều khi là cách duy nhất để dừng tiền chậm nộp hoặc gỡ cưỡng chế. Có hai đường: chuyển tiền vào tài khoản công ty để công ty tự nộp, hoặc nộp thẳng vào ngân sách thay cho công ty với chứng từ ghi đúng mã số thuế của công ty. Đường thứ nhất để lại dấu vết gọn hơn; đường thứ hai dùng khi tài khoản công ty đang bị phong toả hoặc cần nộp gấp.

Dù chọn đường nào, cần nhớ hai điều. Thứ nhất, nộp thay không chuyển nghĩa vụ: khoản nợ vẫn là của công ty, người nộp chỉ bỏ tiền ra. Thứ hai, tiền đó phải có tên trên sổ công ty — là khoản công ty vay của chủ, hoặc là vốn chủ góp thêm. Để trống thì năm sau không ai giải thích được vì sao nợ thuế biến mất mà tiền trong công ty không giảm.

Trường hợp của bạn thuộc nhóm nào

Không có hàng nào là "nộp rồi để đó". Mỗi đồng chủ bỏ ra đều phải vào một ô trên sổ.

Nộp thế nào để tiền vào đúng chỗ

Chỗ hỏng hay gặp nhất không phải ở sổ sách mà ở tờ chứng từ nộp tiền. Ngân hàng và cổng nộp thuế cho phép một người nộp tiền thuế cho người khác; cái quyết định tiền vào đâu là thông tin ghi trên chứng từ.

• Mã số thuế người nộp thuế phải là mã số thuế của công ty — không phải số định danh cá nhân của chủ. Nhầm chỗ này, tiền vào nghĩa vụ của cá nhân chủ, công ty vẫn nợ nguyên.
• Thông tin người nộp thay ghi tên chủ, để sau này đối chiếu được ai đã bỏ tiền.
• Loại thuế, kỳ, cơ quan thuế quản lý lấy đúng theo dòng nợ trên tài khoản thuế điện tử của công ty. Nộp đúng số tiền mà sai loại thuế hay sai kỳ thì khoản nợ vẫn còn, lại phải làm thủ tục điều chỉnh.
• Nếu công ty có chi nhánh có mã số thuế riêng, xác định khoản nợ nằm ở mã nào trước khi nộp.

Nộp xong, giữ bản chứng từ có xác nhận của ngân hàng hoặc cổng nộp thuế, và kiểm tra lại trên tài khoản thuế điện tử của công ty sau vài ngày làm việc xem khoản nợ đã giảm chưa. Nếu chưa, liên hệ cơ quan thuế quản lý kèm chứng từ, đừng nộp thêm lần nữa.

Nếu tài khoản công ty không bị phong toả, cách gọn nhất vẫn là chủ chuyển tiền vào tài khoản công ty với nội dung rõ ràng ("cho công ty vay theo hợp đồng…" hoặc "góp vốn theo quyết định…"), rồi công ty nộp từ tài khoản của mình. Dòng tiền khi đó nằm trọn trên sao kê của công ty.

Ghi sổ: khoản vay của chủ hay vốn góp thêm

Hai cách ghi dẫn tới hai hệ quả khác nhau, nên chọn có chủ ý:

Khi nộp thay trực tiếp, bút toán tương ứng là giảm khoản thuế phải nộp và tăng khoản phải trả cho chủ (hoặc tăng vốn nếu đã có quyết định góp vốn). Kế toán cần bản sao chứng từ nộp thay để làm căn cứ — không có nó, bút toán giảm nợ thuế không có chứng từ gốc.

Với công ty nhiều thành viên, khoản vay từ một thành viên nên được hội đồng thành viên chấp thuận theo điều lệ. Thiếu bước này, các thành viên khác có thể không thừa nhận khoản nợ khi công ty trả lại tiền.

Khi công ty giải thể: khoản chủ đã ứng xử lý thế nào

Nhiều chủ doanh nghiệp nộp thay nợ thuế đúng vào lúc chuẩn bị giải thể. Khi đó khoản phải trả cho chủ trở thành một dòng trong phương án thanh lý:

• Nếu công ty còn tài sản, khoản vay của chủ được trả theo thứ tự thanh toán nợ khi giải thể, sau các khoản ưu tiên như lương và nghĩa vụ với nhà nước.
• Nếu công ty không còn gì để trả, chủ có thể không đòi nữa. Khi một khoản nợ phải trả không còn phải trả, công ty có thể phát sinh thu nhập khác trong kỳ quyết toán cuối — hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế cách ghi nhận trước khi chốt số.
• Nếu ngay từ đầu chủ không định lấy lại, ghi là vốn góp (có thủ tục) sẽ gọn hơn so với ghi vay rồi bỏ.

Điều cần tránh là để khoản tiền chủ đã bỏ ra nằm ngoài sổ. Khi hồ sơ giải thể không phản ánh đúng dòng tiền, việc giải trình với cơ quan thuế sẽ kéo dài và hồ sơ dễ nằm ở trạng thái 03.

Ví dụ giả định: một công ty dịch vụ nộp dứt nợ để gỡ hoá đơn

Giả sử một công ty dịch vụ nhỏ còn nợ 80 triệu đồng tiền thuế giá trị gia tăng và 6 triệu đồng tiền chậm nộp, đang bị ngừng sử dụng hoá đơn vì nợ quá hạn. Tài khoản công ty gần như trống, khách hàng lớn đang chờ hoá đơn để thanh toán.

1. Chủ và công ty ký hợp đồng vay 86 triệu đồng, không lãi, trả khi khách hàng thanh toán.
2. Vì tài khoản công ty không bị phong toả, chủ chuyển 86 triệu đồng vào tài khoản công ty với nội dung ghi theo hợp đồng vay.
3. Công ty nộp hai khoản từ tài khoản của mình, đúng loại thuế và kỳ trên tài khoản thuế điện tử.
4. Kế toán ghi tăng tiền, tăng khoản vay của chủ; ghi giảm nợ thuế khi nộp.
5. Sau khi được khôi phục sử dụng hoá đơn và khách thanh toán, công ty trả lại khoản vay cho chủ bằng chuyển khoản.

Toàn bộ dòng tiền nằm trên sao kê công ty và có giấy tờ đi kèm. Ví dụ chỉ minh hoạ cách làm; thời gian gỡ ngừng hoá đơn phụ thuộc cơ quan thuế và tình trạng từng hồ sơ.

Những cái sai hay gặp và tự kiểm tra ở đâu

• Ghi số định danh cá nhân của chủ vào ô người nộp thuế. Tiền vào nghĩa vụ cá nhân, công ty vẫn nợ.
• Chủ nộp nhưng không đưa chứng từ cho kế toán. Sổ không có bút toán, quyết toán lệch.
• Không có hợp đồng vay hay quyết định góp vốn. Khoản tiền không có bản chất rõ ràng; khi công ty trả lại cho chủ, khoản chi không có căn cứ.
• Nộp gộp một số tiền tròn mà không chia theo từng khoản nợ. Hệ thống có thể phân bổ khác ý muốn; phần tiền chậm nộp hoặc phạt vẫn treo.
• Tưởng nộp thay xong thì chủ hết liên quan. Nộp thay không thay đổi ai là người nộp thuế, cũng không thay đổi trách nhiệm của người đại diện đối với các nghĩa vụ khác còn lại.

Nơi tự kiểm: tài khoản thuế điện tử của công ty (số nợ trước và sau khi nộp, lịch sử nộp tiền), sao kê ngân hàng của công ty và của chủ, sổ kế toán tài khoản thuế phải nộp và tài khoản phải trả chủ sở hữu. Nếu khoản nợ đang bị cưỡng chế, xem thêm cách gỡ ở bài về các biện pháp cưỡng chế nợ thuế.