Người đại diện công ty xây dựng giao khoán cho đội thi công: rủi ro thuế nằm ở đâu

Khi công ty xây dựng giao khoán công trình cho một đội thi công, rủi ro thuế lớn nhất dồn về người đại diện nằm ở chi phí: hoá đơn vật liệu do đội mang về, bảng lương nhân công đội tự lập, và cách chi tiền khoán. Người đại diện ký tờ khai và báo cáo tài chính dựa trên những chứng từ đó, nên nếu chứng từ không đúng bản chất giao dịch, chữ ký là của người đại diện chứ không phải của đội trưởng.

Giao khoán không sai. Đó là cách làm phổ biến và hợp lý khi công ty nhỏ không thể nuôi đủ công nhân cho mọi công trình. Chỗ cần kiểm soát là ai mua gì, ai trả ai, chứng từ đến từ đâu — ba câu hỏi mà người đại diện thường giao phó hoàn toàn cho đội.

Ba mô hình giao khoán và mức rủi ro

Mô hình thứ ba nguy hiểm nhất với người đại diện. Công ty trên giấy là nhà thầu, lập hoá đơn cho chủ đầu tư, nhưng không kiểm soát được gì của chi phí. Nếu đội thi công là một pháp nhân riêng có đủ năng lực, cách đúng hơn thường là ký hợp đồng thầu phụ với pháp nhân đó và nhận hoá đơn của họ, thay vì "khoán nội bộ" cho một nhóm người không có tư cách pháp lý.

Chỗ rủi ro thứ nhất: hoá đơn vật liệu đội mang về

Đội khoán mua vật liệu ở cửa hàng quen, đề nghị người bán xuất hoá đơn tên công ty, mang về đề nghị thanh toán. Những dấu hiệu người đại diện nên để ý:

• Người bán không có cửa hàng, kho gần công trình, hoặc ở tỉnh xa không liên quan.
• Hoá đơn giá trị lớn, thanh toán tiền mặt qua đội trưởng. Với thuế giá trị gia tăng, hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ (Luật 48/2024/QH15).
• Tên hàng, khối lượng trên hoá đơn không khớp dự toán hoặc biên bản nghiệm thu.
• Hoá đơn dồn cuối năm, cuối công trình, không rải theo tiến độ.
• Người bán thay đổi trạng thái không lâu sau khi xuất hoá đơn (ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ).

Không phải hoá đơn nào có dấu hiệu cũng là sai. Nhưng nếu hoá đơn không phản ánh giao dịch thật — mua ở chỗ này, lấy hoá đơn ở chỗ khác — thì khi bị phát hiện, chi phí bị loại, thuế đầu vào bị loại, và người ký báo cáo là người phải giải trình.

Chỗ rủi ro thứ hai: nhân công của đội

Nhân công đội khoán thường là người lao động thời vụ, trả theo ngày công, tiền mặt, qua đội trưởng. Để chi phí nhân công có cơ sở:

• Hợp đồng giao khoán với đội trưởng ghi rõ phạm vi, đơn giá, cách nghiệm thu.
• Danh sách người lao động kèm thông tin định danh, bảng chấm công theo công trình có xác nhận.
• Chứng từ trả tiền cho từng người (ký nhận, hoặc chuyển khoản).
• Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định: khoản trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng từ 2 triệu đồng mỗi lần thuộc diện khấu trừ 10%, trừ người làm cam kết thu nhập thấp theo mẫu hiện hành.

Rủi ro phổ biến là bảng lương "ma": danh sách có tên người không tồn tại, hoặc người có tên nhưng không làm công trình đó. Người đại diện không cần kiểm từng tên, nhưng nên chọn ngẫu nhiên vài người để đối chiếu, và so tổng tiền nhân công với khối lượng công việc.

Chỗ rủi ro thứ ba: cách chi tiền khoán

Công ty chuyển một khoản lớn cho đội trưởng "tạm ứng khoán", đội trưởng tự chi cho vật liệu, nhân công, rồi cuối công trình mang chứng từ về "quyết toán tạm ứng". Cách làm này có ba vấn đề:

1. Tiền tạm ứng treo trên sổ nhiều tháng, lớn bất thường, dưới tên một cá nhân.
2. Chứng từ mang về cuối công trình thường không khớp thời gian với tiến độ.
3. Phần chênh lệch giữa tiền tạm ứng và chứng từ quyết toán — nếu đội không trả lại — không có chỗ nào hợp lệ để ghi.

Cách an toàn hơn: công ty trả trực tiếp cho nhà cung cấp vật liệu có hoá đơn qua tài khoản công ty; tiền khoán nhân công trả theo đợt nghiệm thu, kèm bảng chấm công và danh sách của đợt đó.

Ví dụ giả định: một công trình khoán gọn

Giả sử công ty ký hợp đồng thi công 3 tỷ đồng với chủ đầu tư, giao khoán gọn cho một đội với giá 2,6 tỷ, đội tự lo vật liệu và nhân công. Công ty chuyển tạm ứng cho đội trưởng theo đợt, tổng 2,6 tỷ. Cuối công trình, đội mang về hoá đơn vật liệu 1,5 tỷ của sáu người bán, bảng lương nhân công 0,8 tỷ. Còn 0,3 tỷ không có chứng từ.

Không câu nào đội trưởng phải trả lời trước cơ quan thuế. Tất cả dồn về công ty, và người đại diện là người đứng ra. Nếu ngay từ đầu công ty trả tiền vật liệu trực tiếp cho người bán qua ngân hàng và trả khoán nhân công theo đợt nghiệm thu, ba trong bốn câu hỏi trên đã không tồn tại.

Người đại diện nên tự kiểm những gì

Không cần có mặt ở công trường, người đại diện vẫn có thể giữ năm điểm kiểm soát:

1. Duyệt danh sách người bán vật liệu trước khi đội mua, tra trạng thái mã số thuế của họ.
2. Yêu cầu thanh toán vật liệu qua tài khoản công ty, không qua đội trưởng.
3. Đặt trần tạm ứng và yêu cầu quyết toán tạm ứng theo từng đợt, không để dồn.
4. Đối chiếu hoá đơn vật liệu với dự toán và biên bản nghiệm thu mỗi đợt.
5. Kiểm ngẫu nhiên danh sách nhân công mỗi công trình.

Để tự kiểm tra, dùng trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho từng người bán mới, cổng hoá đơn điện tử để xem hoá đơn đầu vào theo công trình và theo người bán, và tài khoản thuế điện tử để xem tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã khai bao nhiêu người, bao nhiêu tiền.

Khi đã ký rồi mới phát hiện vấn đề

Nếu rà lại và thấy hoá đơn không đúng bản chất trong những năm trước, việc nên làm là tự loại những chi phí đó, khai bổ sung và nộp thêm thuế cùng tiền chậm nộp, trước khi cơ quan thuế phát hiện. Tự phát hiện và khai bổ sung luôn nhẹ hơn nhiều so với bị kết luận. Với những trường hợp phức tạp, có dấu hiệu mua bán hoá đơn, nên nhờ luật sư hoặc người chuyên môn trước khi làm việc với cơ quan thuế. Đồng thời, dừng ngay mô hình khoán gọn cho những công trình đang chạy và chuyển sang cách trả tiền có kiểm soát.

Một việc nữa thường bị bỏ quên: rà lại những người bán mà đội từng mang hoá đơn về trong các năm trước, tra trạng thái hiện tại và lưu kết quả kèm ngày tra. Nếu có người bán đã bị cơ quan thuế ghi nhận có vấn đề, công ty cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch thật (hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán) trước khi được hỏi.